OP-Bearbeitung

Menüpunkt zur Bearbeitung eines offenen Postens zu Debitoren, Kreditoren und Sachkonten. Vorgenommene Änderungen haben keine Auswirkungen auf vorhandene Buchungsätze oder Salden. Es werden auch keine Buchungen erzeugt.

Als Änderung kommt u.a. der Ausgleich von Rechnungen mit Gutschriften, die sich wertmäßig aufheben, aber durch die unterschiedlichen Rechnungsnummern nicht automatisch ausgeglichen wurden, in Frage. Restbeträge einzelner offenen Posten können zu einem offenen Posten verdichtet werden.

Das sich öffnende Eingabefenster dient zur Bearbeitung der offenen Posten. Wählen Sie zunächst oben links das Bearbeitungsdatum und das Konto, das bearbeitet werden soll, aus. Die Eingabe des korrekten Bearbeitungsdatums ist wichtig für die Auswertung „Offen Posten zum Stichtag"

In der Mitte des Fensters werden daraufhin alle OP dieses Kontos in Tabellenform aufgelistet. Wichtig für das Bearbeiten ist dabei die linke Spalte „Wahl". In den weiteren Spalten werden die Informationen zu den offenen Posten.

Zusätzlich steht Ihnen nach der Eingabe eines Debitoren, Kreditoren oder Sachkontos eine Suche nach dem Buchungstext des OP über das Feld Buchungstext zur Verfügung. Über das %-Zeichen suchen Sie nach einem Wort innerhalb des Buchungstextes, zum Beispiel „%-Rechnung".

Suchen Sie über die Bezeichnung ein Sachkonto, befinden sich in der Auswahlmaske nur Sachkonten mit OP-Verwaltung. Zur Änderung der Standardanzeige verwenden Sie die angezeigten Einstellungsmöglichkeiten.

Eine weitere Einstellung rechts steuert die Anzeige der offenen und beglichenen OP. Eine Änderung ist nur für die offenen OP möglich. Die Anzeige der beglichenen OP dient zur Information.

Mit einem Doppelklick der linken Maustaste im Feld „Wahl" oder mit der Leertaste markieren Sie einen offenen Posten zum Ausgleich bzw. zur Verdichtung. Die Auswahl erkennen Sie durch das eingetragene „*" Zeichen. Unterhalb der angezeigten OP sehen Sie den kumulierten Wert aller offenen Posten sowie den der ausgewählten offenen Posten.

Zur Bearbeitung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Gewählte OP's als „beglichen markieren"

Alle markierten OP werden über die Schaltfläche erledigt, ohne dass eine Buchung auf dem betroffenen Konto vorgenommen wird.

Diese Funktion ist nur nutzbar, wenn die Summe der gewählten OP 0,00 € ergibt.

Nach der Auswahl klicken Sie die Schaltfläche Änderung ausführen an. Sollten sich die ausgewählten OP nicht ausgleichen, erscheint ein Hinweis auf dem Bildschirm.

Ausgeglichene OP sind in der OP-Anzeige unter „beglichene Posten" durch einen Vermerk im Buchungstext zu erkennen

Wichtig:

In Bezug auf die stichtagsbezogenen OP-Liste wählen Sie als Buchungsdatum den Zeitraum des Ausgleichs der OP an.

Beispiel:

Zu einer Rechnung wurde im Dezember 2022 für den gleichen Zeitraum eine Gutschrift erstellt. Die Beträge gleichen sich aus. Den Ausgleich nehmen Sie aber erst im Januar vor. Nach dem Aufruf des Menüpunktes wird als Datum das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. In diesem Fall ist eine Änderung des vorgegebenen Datums auf den Dezember 2022 (Buchungsdatum der Gutschrift) notwendig.

Alle gewählten OP auf neue Rechnungsnummer verdichten

Zusammenfassung der markierten OP auf einer neuen Rechnungsnummer. Alphanummerische Eingaben sind bis zu 20 Zeichen als Rechnungs-Nr. möglich. Programmseitig wird eine Kombination aus „1", Jahr (letzten 2 Stellen), Kalenderwoche und 5-stelligen laufenden Nummer als neue Rechnungsnummer vorgeschlagen, dieser Vorschlag kann überschrieben werden. Die Buchungsart wird in „** " geändert. Der Ausweis der OP in der Offenen Posten Anzeige erfolgt analog zur Verdichtung auf eine Rechnungs-Nr. Die Kennzeichnung des verdichteten OP erfolgt aber mit einem „N".

Alle gewählten OP verdichten auf

Die ausgewählten OP können auf eine Rechnungs-Nr. der ausgewählten OP verdichtet werden. Die Kennzeichnung des verdichteten OP erfolgt aber mit einem „B" und die Buchungsart wird auf „RR" (Rechnungsrest) geändert.

Zur Durchführung der Verdichtung klicken Sie nach der Kennzeichnung die Schaltfläche Änderung ausführen an.

Hinweis zum Bearbeitungsdatum für die Verdichtung von OP

Unabhängig von der Art der Verdichtung verwenden Sie in diesem Fall als Bearbeitungsdatum das aktuelle Tagesdatum, da alle OP noch nicht ausgeglichen worden. Der Ausgleich der markierten OP erfolgt zum Tagesdatum und der neue OP wird zum Tagesdatum angelegt bzw. der verdichtete OP erhöht sich um den Wert der zugeordneten OP.

In der Anzeige der offenen Posten, Auswahl beglichene OP, sehen Sie auf welche Rechnungs-Nr. der entsprechende OP verdichtet wurde.

Neuen Rechnung-OP anlegen

Mit Hilfe dieser Schaltfläche wird ein zusätzliches Eingabefenster zur Erzeugung eines offenen Postens eingeblendet. Die Erzeugung einer Buchung entfällt dabei.

Achten Sie bitte wieder auf die richtige Eingabe des Buchungsdatums. Es ist für die Auswertung „Offenen Posten zum Stichtag" von Bedeutung.

Für die Felder Buchungsart und Steuerschlüssel steht eine Auswahl zur Verfügung. Für die Wertstellung Soll bzw. Haben ist keine Änderung vorgesehen. Für die Anlage von Gutschriften bzw. Storno-Rechnungen verwenden Sie die Schaltfläche Neuen Guthaben-OP anlegen.

Für die Anlage eines OP zum einem Sachkonto ist diese Funktion zu verwenden. Zur Anlage eines offenen Postens mit einem negativen Betrag verwenden Sie die nachfolgend beschriebene Funktion „Neuen Guthaben OP" anlegen.

Neuen Guthaben-OP anlegen

Anlage von OP für Gutschriften bzw. Storno-Rechnungen. Der eingegebene Rechnungsbetrag wird automatisch mit negativen Vorzeichen versehen. Auch hier ist eine Änderung der Wertstellung Soll bzw. Haben nicht möglich.

Hinweis:

Diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn gleichzeitig ein anderer OP, der auf denselben Betrag lautete, entfernt wird, da ansonsten zwangsläufig eine Differenz zwischen Konto-Saldo und OP-Summe des Kontos entsteht. Ebenfalls sinnvoll ist diese Funktion um eine solche Differenz zu beheben.

Markierten OP ändern

Um einzelne Offene Posten bzgl. Ihrer Daten zu verändern, öffnen Sie mittels dieser Schaltfläche folgendes Eingabefenster:

Mit dieser Eingabe können ab dem Feld Buchungswert freie Eingaben in den Datenfeldern vorgenommen werden. Auch hier ist eine Erfassung nur sinnvoll, um im Vorfeld entstandene Fehleingaben, z. B. bezogen auf die Zahlungskonditionen oder des skontierfähigen Betrages zu korrigieren.

Das Datum der Mahnfälligkeit darf nicht kleiner sein als das Valutadatum, eine Überprüfung wird programmseitig durchgeführt.

Eine Änderung der Wertstellung Soll und Haben eines offenen Postens wird nicht durchgeführt.

Wird zu einem Debitor unter diesem Punkt ein OP als Guthaben-OP über die gleichnamige Schaltfläche angelegt, erfolgt die Abspeicherung für die Buchungsarten RE, GE und ZA mit der Wertstellung Haben.

Führen Sie eine Änderung eines negativen skontierfähigen Betrages in einen positiven Betrag durch, erscheint ein Hinweis auf die unterschiedlichen Vorzeichen zwischen Rechnungsbetrag und skontierfähigen Betrag.

Diese Änderung ist nur möglich, bei Aktivierung der Checkbox „Skonto-Addition zulassen" unter Optionen, Zahlwesen, Zahlungsverkehr.