Informationsablage

Ablage und Aufruf von Informationen in Form von Dokumenten und Dateien. Zur besseren Übersichtlichkeit sind diese in Kategorien und Ordnern hinterlegt. Dazu ist es notwendig unter Stammdaten, Tabellen Informationsablage-Bereiche die Bereiche bzw. Kategorien anzulegen. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Aufruf dieses Menüpunktes, dass die Kategorien fehlen.

Entsprechend der Zugehörigkeit rufen Sie die betreffende Registerkarte auf, um Ihre Dokumente dort zu hinterlegen. Die Registerkarte Alle Kategorien ist lediglich eine Übersicht mit einem Filter, in der keine Daten bearbeitet werden können.

Wählen Sie eine Registerkarte aus z.B. Kunden um dort Schriftstücke zu Kunden abzuspeichern. Anschließend wählen Sie die Schaltfläche Neu an. Jetzt erhalten Sie die Auswahl Datensatz und Ordner.

Über die Funktion Neuer Ordner legen Sie einen Ordner ähnlich wie im Windows-Explorer an. Zu diesem Ordner werden dann die Datensätze angelegt und Sie erhalten einen Verzeichnisbaum.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner oder Datensatz erhalten Sie ein zusätzliches Menü, welches die allgemein bekannten Funktionen aus Windows enthält.

Zusätzlich können Sie für Ordner oder Datensätze die Kategorie ändern z.B. einen Ordner von Kunden zu Lieferanten verschieben.

Unter dem Punkt Eigenschaften erhalten Sie die Information welcher Bediener den Ordner oder den Datensatz angelegt hat und zu welchem Zeitpunkt.

In unserem Beispiel legen wird jetzt innerhalb der Registerkarte Kunden den Ordner für einen Kunden, z.B. Kunde 1 an. Zu diesem Ordner Kunde 1 legen wir einen 2. Ordner Schriftverkehr an und hinterlegen mit Hilfe der 2. Funktion als Schriftstück ein Worddokument.

Bitte achten Sie darauf, dass immer der Ordner markiert ist, für den Sie einen Unterordner bzw. Datensatz erzeugen möchten.

Für die Funktion Datensatz stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Nach der Anlage des Datensatzes befindet sich rechts ein Eingabefeld für eine vereinfachte Texterfassung (Format RichText).

Dort stehen Ihnen einige Funktionen zur Gestaltung des Textes zur Verfügung. Da diese allgemein bekannt sind, wird hier auf eine weitere Beschreibung verzichtet.

Diesen Text speichern Sie beim Verlassen der Maske über Schließen ab, es besteht aber auch die Möglichkeit den Text zusätzlich als Datei über die Schaltfläche Speichern abzuspeichern.

Zum Drucken und ggf. Löschen des Textes stehen Ihnen Schaltfläche zur Verfügung.

2. Sie können auch Dokumente und Dateien zu einem Datensatz hinterlegen. Sie klicken dazu die Schaltfläche Dateien an und ordnen dann über Neu die Dokumente bzw. Dateien zu.

Über eine zusätzliche Abfrage entscheiden Sie, ob die Dateien kopiert oder nur ein Verweis auf diese Datei gespeichert werden soll.

In der Maske ist dann die Form der Ablage ersichtlich.

Zur späteren Anzeige von Dokumenten und Daten verwenden Sie ebenfalls die Schaltfläche Dateien. Zur weiteren Bearbeitung stehen Ihnen Schaltfläche zur Verfügung.

3. Erfassung von gescannten Dokumenten über die Schaltfläche Unterlagen. Die Voraussetzung ist die Anlage mindestens eines Bereiches Informationsablage unter Datei Stammdaten Firmenstruktur Formulare Kategorien für gescannte Dokumente. Fehlt dort dieser Bereich, ist die Schaltfläche Unterlagen nicht aktiv.

Existieren für die Informationsablage mehrere Bereiche, wählen Sie den gewünschten Bereich aus. In dem dann folgenden Menü können Sie dann Dokumente einscannen, löschen oder sich anzeigen lassen.

Die Schaltfläche Filtern dient zur Suche nach Ordnern und Dokumenten nach vorgegebenen Kriterien.