Stammdaten

Für die korrekte Funktion müssen einige Stammdaten gepflegt werden.

Nummernkreise:

Es muss unter Datei à Stammdaten à Firmenstruktur à Nummernkreise à Weitere Nummernkreise, Strecken-Geschäft ein Nummernkreis für die Streckengeschäfte angelegt werden.

Kontrakt-Texte:

Tabellen zur Zuordnung von zusätzlichen Angaben zu den Kontrakten. Eine nachträgliche Erweiterung der Tabellen ist aus den Erfassungsmasken möglich.

Matchcode

Suchbegriffe für den Aufruf bereits vorhandener Kontrakte

Termine

Termin für die Gültigkeit der Kontrakte

Bedingungen

Angaben zum Kontrakt

Status

Ursprung

Verpackung

Paritäten:

Paritäten können unter Datei à Stammdaten à Stammdatentabellen mit den Angaben zum Frachtzahler angelegt werden.

Zur Anlage von Paritäten klicken Sie die Schaltfläche Neu an zum Löschen ist ebenfalls eine Schaltfläche vorgesehen.

Zahlungsbedingungstexte:

Zahlungsbedingungstexte hinterlegen Sie unter Datei à Stammdaten à Stammdatentabellen à Belegwesen à Texte à Zahlungsbedingungen.

Kundenstamm/Lieferantenstamm:

Im Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm wird die Fremdwährung unter Eigenschaften à Sonstiges festgelegt. Weiterhin tragen Sie im Lieferantenstamm unter Eigenschaften à Lieferant die Zertifizierungspflicht mit Angabe eines Datums ein. Ist dieses Datum überschritten, kann keine Strecke angelegt werden. Ein diesbezüglicher Hinweis erscheint.

Sorten

Anlage der Sorten unter Datei à Stammdaten à Weitere à Ernte. Dazu gehören Laborwerte, Zeilentexte, Formeln und Wertetabellen.

Eine genaue Beschreibung zur Eingabe dieser Werte finden Sie im Fach 11 Zusatzmodule, Ernte.

Fahrzeugstammdaten für Strecke

In den Fahrzeugstammdaten werden die Informationen zu den Fahrzeugen hinterlegt.

Zusätzlich zum Kennzeichen und der Bezeichnung können Angaben zu der Kapazität, dem Leergewicht, einem Disponenten und einer Spedition hinterlegt werden.

Die Einheiten für das Leergewicht und die Kapazität können aus den Stammdaten der Mengeneinheiten per Doppelklick ausgewählt werden. Die Disponenten werden aus dem Bedienerstamm und die Lieferanten aus den Lieferantenstammdaten zugeordnet.

Zu jedem Fahrzeug können mehrere Fahrer zugeordnet werden. Die Telefonnummer, die bei einem Fahrer hinterlegt werden kann, wird dann für den Versand einer SMS aus der Strecke verwendet.

Innerhalb der Strecken kann dann ein Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm zugeordnet werden.

Das Kennzeichen, der Fahrzeugtyp und der Fahrer werden dann in die Strecke übernommen.

Vorbelegung Mengen für Strecken

Im Artikelstamm kann eine Default-Menge für die Streckengeschäfte vorbelegt werden, die dann in den Strecken automatisch eingetragen werden.

Um diese Funktion zu aktivieren, melden Sie sich als SYS-Systemverwalter an und aktivieren die Checkbox unter Datei à Einstellungen à Optionen Standard à Strecken-Geschäfte à Strecken-Geschäfte -1- à Menge aus Artikelstamm vorschlagen. (Option wird erst nach L3-Neustart aktiv)

Die Default-Menge können Sie dann im Artikelstamm unter Einstellungen eintragen:

Vorbelegung Lieferscheinerzeugung für Strecken

Im Artikelstamm kann die Vorbelegung ob für einen Artikel Lieferscheine in der Strecke erzeugt werden sollen vorgegeben werden. Hiermit wird die Option zur Lieferscheinerzeugung unter Datei à Einstellungen à Optionen Standard à Strecken-Geschäfte à Strecken-Geschäfte-3- übersteuert.

Optionen-Standard - Fakturierung - 1-

Hier können unterschiedliche Drucker für die 1. und die folgenden Seiten der Faktur eingerichtet werden. Vorgegeben wird weiterhin das Formular für den Druck von Rechnungen.

Auf der rechten Seite geben Sie Rechnungsbezeichnungen vor und Vorschläge für Prozentsätze bei Abschlagsrechnungen.

Verwenden Sie für den Rechnungsdruck einen Nadeldrucker unter Windows ab Version 2000, beachten Sie die Einstellungen unten links für das Rechnungsformat.

Datei à Einstellungen à Optionen-Standard à Fakturierung à Fakturierung -2-

Die Option Liefer-Adresse immer drucken bewirkt, dass nun generell die Textmarken beginnend mit LkundX gedruckt werden, auch wenn die Lieferanschrift gleich der Rechnungsanschrift ist.

Datei à Einstellungen à Optionen-Standard à Fakturierung à Fakturierung -3-

Einstellung zur Kontrakt-Soll-Abnahme

Sie legen den Zeitpunkt zur Ermittlung der Sollabnahme Mengen und Rückstände aus einem Kontrakt für den Ausdruck auf der Rechnung fest. Standardeinstellung ist bis Lieferdatum.

Optionen-Standard - Strecken-Geschäfte -1-

Eine wichtige Einstellung ist die Form der Erzeugung der Einkaufsbelege. Einkaufsbelege können einmal als Einkaufslieferscheine in Zusammenhang mit einem Lieferanten erstellt werden und zum anderen als Kaufabrechnungen für Kunden.

Achtung

Diese Option sollte nur bei einer Neueinrichtung und nicht im laufenden Betrieb umgestellt werden!

Nach Aktivierung der Option Kaufabrechnungen (Kunde) werden im Streckengeschäft keine Lieferanten, sondern Kunden angesprochen. Es trifft auch für die Kontrakte und der Kontraktkalkulation zu, hier werden jetzt Kontrakte aus Kunden-Zukauf angesprochen. Grundlage für die Fakturierung sind nicht die Eingangsrechnungen, sondern die Kaufabrechnungen.

Bei der Option Einkauf-Lieferscheine (Lieferanten) oder Kaufabrechnungen (Kunden) kann ein Lieferant oder Kunde pro Strecke im Einkauf ausgewählt werden.

Bei der Option Kaufabrechnung (Kunden), wird der Reportaufschlag aus den Kontrakten direkt auf den Preis der angelieferten Menge berechnet und nicht mehr als separate Zeile.

Einstellung der Form der Anlage der Strecken

Aktivierung, ob in der Erfassung der Strecke zwingend Einkauf- und Verkaufsseite für die Fakturierung vorhanden sein müssen oder ob auch eine Erfassung der Strecke nur mit Einkauf

bzw. nur mit Verkauf möglich sein soll. Eine spätere Zuordnung des fehlenden Bereiches ist danach ohne weiteres in der Strecke möglich.

Mit der Option Neuerfassung im klassischen Streckengeschäft sperren kann die Neuanlage von klassischen Strecken gesperrt werden. Ein Aufruf der Strecken ist weiterhin möglich.

Diese Option betrifft nicht die Strecken mit diversen Vorgängen.

Weiterhin legen Sie innerhalb dieser Registerkarte fest, dass die Anlage von Strecken auch ohne Kontrakte möglich ist.

Die nächste Option beinhaltet eine Aufteilung der Streckenmenge auf mehrere Kontrakte falls Kontraktmengen nicht ausreichen. Alternativ kann die verbleibende Menge ohne Kontraktzuordnung verwendet werden. in diesem Fall wird der Preis manuell eingegeben oder aus der Sorte zugeordnet.

Über Abweichende Artikel-Bezeichnung erlaubt kann, wenn aktiviert, die Artikel-Bezeichnung in der Strecke abgeändert werden.

Warnung bei abweichender Menge Einkauf/Verkauf kann die Warnmeldung ein- oder ausgeschaltet werden.

Bei klassischen Strecken wird beim Verändern des Verlade-Datum der Bediener der Strecke auf den Bediener angepasst, welcher das Verlade-Datum anpasst.
Dies kann mit der Option Ändern des Bedieners nach Anpassung Verlade-Datum deaktiviert werden.

Optionen-Standard - Strecken-Geschäfte -2-

Eintragung des Pfades für die Abspeicherung der Dokumente.

Ausdrucke der Dokumente über Word. Es sollten Bezeichnungen vergeben werden, die bei der Abspeicherung der Dokumente Verwendung finden. Diese Bezeichnungen wird dann die Strecken- bzw. Kontraktnummer angehängt.

**Dokumente beim Versand per E-Mail zusammenfassen
Mit dieser Option werden beim Versand der Dokumente aus einer Strecke diese je Empfänger (E-Mail -- Adresse) zusammengefasst.
**

Pfad Druckmasken Filiale

Für den Druck der Dokumente aus der Strecke können die Druckvorlagen in Abhängigkeit der Niederlassung aus der Strecke angesprochen werden. Wenn diese Option aktiviert wird, können innerhalb des Verzeichnisses für die Druckdateien und innerhalb der Verzeichnisse für die Listen Unterverzeichnisse angelegt werden. Wenn die Formulare in diesen Unterverzeichnissen vorhanden sind, werden dann diese Formulare angesprochen.

In dem hier eingestellten Beispiel müssten dann folgende Verzeichnisse vorhanden sein:

Beispiel für die Druckdateien:

C:\LCS\EVITA\DruckDat\FIL001, C:\LCS\EVITA\DruckDat\FIL002 usw.

Beispiel für die Listen:

C:\LCS\EVITA\Listen\FIL001, C:\LCS\EVITA\Listen\FIL002 usw.

Die Grundverzeichnisse werden hier aus den Optionen für die Listen und die Druckdateien übernommen. Die Maske für die Unterverzeichnisse kann in dieser Option beliebig vorgegeben werden. Die Niederlassungsnummer wird dann an das Verzeichnis angehängt.

Die Checkbox Verzeichnis je Filiale muss vorhanden sein dient dazu, dass für die Verzeichnisse für den Druck zwingend vorhanden sein müssen. Beim Druck der Streckendokumente erscheint in diesem Fall dann ein Hinweis, dass der Druck nicht erfolgen konnte. In der Maske für den Druck der Streckendokumente kann dann über ein Protokoll eingesehen werden, warum der Druck nicht möglich war. Wenn diese Checkbox nicht aktiviert wird, werden bei einem fehlenden Verzeichnis für die jeweilige Niederlassung dann die Druckdateien/Listen aus dem Standard-Druckdateienverzeichnis ohne die Unterverzeichnisse angesprochen.

Für die Ausdrucke von Dokumenten können Sie unten links ein Fax-Drucker vorgeben.

Ist der SMS-Versand über Tobit-Client eingestellt oder bei freigeschaltetem SMS-Modul über SMSWORKX kann innerhalb der Dokumente einer Strecke auch eine SMS an einen Fahrer einer Spedition gesendet werden. Welcher der Provider zum Einsatz kommt kann bei SMS hinterlegt werden.

Einstellung zur Berücksichtigung von unvollständigen Strecken (ohne Ein- bzw. Verkauf) für die IntraStat-Meldung.

Für die Anzeige der Strecken in der Akquise kann optional eingestellt werden, ob die Strecken, die mit einer Ent- bzw. Beladestelle von einem anderen Kunden zugeordnet sind, auch bei dem gewählten Kunden angezeigt werden sollen.

Optionen-Standard - Strecken-Geschäfte -3-

Festlegung zur farblichen Kennzeichnung des Bearbeitungsstandes der Strecken, wählen Sie mit einem Klick der linken Maustaste die gewünschte Farbe aus.

Steuerung, dass bei der Anlage einer Strecke zuerst das Verladedatum eingegeben werden muss. In diesem Fall werden in der Kontraktauswahl (Ein- und Verkauf) nur noch Kontrakte mit einer geplanten Mengenverteilung für das Verladedatum angezeigt.

Einstellung, dass eine Strecke mit dem Druck der Schlussrechnungen als erledigt gekennzeichnet wird.

Erzeugung Lieferscheine

Für die Anlage einer Strecke können Sie für die Bereiche Einkauf, Verkauf und Spedition die Erzeugung von Lieferscheinen ausschalten. Es handelt sich dabei nur um eine Voreinstellung, die in einer angelegten Strecke wieder zurückgesetzt werden kann.

Einstellung, ob der Artikel-Langtext aus dem Artikelstamm übernommen werden soll.

Berücksichtigt werden hierbei auch die Einstellungen aus dem Artikelstamm, ob die Beschreibung auf dem Lieferschein und/oder Rechnung gedruckt werden soll.

Mit der Option Artikel-Langtext ggf. vorrangig aus Kontrakt übernehmen kann zudem gesteuert werden, ob bei hinterlegten Kontrakten der Langtext vorrangig aus den Kontrakten in die Lieferscheine übernommen werden soll**.**

Einstellungen, dass mehrere Spediteure zu einer Strecke erlaubt sind und Vorbelegung zur Menge für den Lieferschein des Spediteurs.

Einstellung, dass in der Strecke auch Kombi-Ladungen erlaubt sind.

Einstellung für die Warnmeldung bei der Erfassung von Eingangsrechnungen zu einer Strecke, wenn der Verkauf der Strecke noch nicht fakturiert wurde.

Die anderen Einstellungen innerhalb dieses Menüpunktes beziehen sich auf das kostenpflichtige Zusatzmodul Strecke/Marktpreis/ Prolongation.

Optionen-Standard - Strecken-Geschäfte -4-

Geplante Mengen

Hier können Sie optional Warnhinweise aktivieren, die einen Hinweis ausgeben, wenn:

• „falls geplante Mengen größer als die freie Kontraktmenge ist"

• „falls bei Strecke erledigt, die gelieferte Menge größer als die Geplante Menge ist". Es erfolgt diese Abprüfung nur in dem Moment, wo die Strecke manuell auf erledigt gesetzt wird.

Nach der Eingabe erscheint das nachfolgende Hinweisfenster.

Abgleich Analysewerte

Ist diese Option gesetzt, werden die Analyse-/Laborwerte vom Einkauf und Verkauf innerhalb der Strecke automatisch abgeglichen.

Trägt man also innerhalb der Streckengeschäfte im Einkauf und Verkauf die Laborwerte ein, werden diese automatisch in der gegenüberliegen Seite übernommen. Dabei spielt es auch keine Rolle auf welcher Seite man beginnt oder später aktualisiert.

Sollen die Laborwerte explizit unterschiedlich für Einkauf und Verkauf erfasst werden, muss die Option „Abweichende Laborwerte EK/VK" in der Strecke oder Streckenvorgang manuell aktiviert werden.

Sortenberechnung

Hier können Einstellungen für die Sortenberechnung vorgenommen werden:

Variante

• Zeilenbasiert (Menge * Preis) (Standard)
  Dies ist die Standard-Logik, wie das Ergebnis der Sortenberechnung an die Folgebelege übergeben wird.

• Beträge summieren
  Der Endbetrag wird an Hand der Beträge aus den einzelnen Zeilen summiert.

1. Preis aus Sortenstamm (Einkauf für Kaufabrechnung)

Mit dieser Option wird bei der Erfassung von neuen Streckengeschäften der 1.Preis aus der hinterlegten Sorten im Bereich Einkauf übernommen.

Dies erfolgt aktuell nur bei hinterlegten Kunden im Bereich Einkauf und wenn noch kein Preis angegeben wurde.

Preisermittlung

Hier können Einstellungen zu der Preisermittlung vorgenommen werden:

Mit der Option Artikel-Preise im Verkauf berücksichtigen werden Artikel-Preise im Verkauf berücksichtig.

Protokoll/Änderungssperre können für die angezeigten Punkte ein oder ausgeschaltet werden.

Angaben ob innerhalb der Zahlungsbedingungen auch die Skontobedingungen aus dem Kundenstamm erlaubt sein sollen.

Für die Berechnung von Fracht stehen drei Optionen zur Verfügung:

Kein Frachtartikel vorbelegt; Fracht wird auf dem Streckenartikel berechnet; Angabe eines Artikels für die Berechnung von Fracht.

Angaben für die Wiedervorlage fest. Dazu gehört die Kontaktart für das Streckengeschäft mit Datum für die Wiedervorlage und den Bediener.

Festlegung eines Artikels für die Berechnung von Analysekosten für den Einkauf und Verkauf. Im Lieferschein wird dadurch eine zusätzliche Position für die Analysekosten erzeugt.

Option zu Überprüfung des Kreditlimits des Kunden bei der Neuanlage einer Strecke

Zusätzlich kann über Menge aus Artikelstamm vorschlagen eine Default Menge hinterlegt werden, die dann automatisch in die Strecke eingetragen wird.

Die Option Artikelpreis aus Sorte ermitteln ermöglicht es, bei den Artikelpreisen im Artikelstamm eines Artikels eine Sorte zu hinterlegen können.
Wird dann eine Strecke zu dem Artikel und der entsprechenden Sorte erfasst, wird dieser Preis vorrangig ermittelt.

Mit der Option Preisvereinbarungen im Einkauf/Verkauf berücksichtigen werden Preisvereinbarungen von Lieferanten im Einkauf sowie von Kunden im Verkauf verwendet.
Kontrakt werden allerdings weiterhin vorrangig.

Mit der Option Preisvereinbarung per Sorte ermitteln ermöglicht es, bei den Preisvereinbarungen für Kunden / Lieferanten eine Sorte zu hinterlegen können.
Wird dann eine Strecke zu dem Kunden / Lieferanten, dem Artikel und der entsprechenden Sorte erfasst, wird dieser Preis vorrangig ermittelt.

Optionen-Standard - Kontrakte

Vorbelegung für das Schiedsgericht.

Einstellung zur Abbuchung der Kontraktrestmengen.

Die Standardeinstellung beinhaltet die Berechnung der Restmengen aus den Streckenmengen.

Die Einstellung Datenbank steuert die Ermittlung der Restmengen aus den Belegen, d.h. ein Mengenabzug auf Grund eines Laborwertes wirkt sich auch auf die Kontraktrestmenge aus.

Beide Optionen lassen sich beliebig umstellen.

Auswahl Kontrakte - Allgemein

Steuerung zur Anzeige der Restmenge.

Auswahl Kontrakte -- Strecke

-Hier gibt es 3 Einstellungsmöglichkeiten:

Gepl. Abnahmen nicht anzeigen
Bei der Kontraktauswahl werden keine geplanten Restmengen angezeigt

-Nur Kontrakte mit gepl. Abnahme anzeigen
Bei der Kontraktauswahl werden nur Kontrakte mit einer geplanten Restmenge angezeigt

-Gepl. Abnahmen optional anzeigen
Es werden die geplanten Restmengen in der Kontraktauswahl immer angezeigt. Innerhalb der Kontrakt-Auswahlmaske kann eine optionale Umstellung der Anzeige auf nur geplante Abnahmen erfolgen.

L3 Standard-Kontrakte aktivieren

Über diese Einstellung aktivieren Sie die Standardkontrakte in L3. Diese Kontrakte stehen nicht im Zusammenhang mit dem Streckengeschäft und können für die anderen Belegerfassungen im Ein- und Verkauf verwendet werden.

Stammdaten für Strecken-Kontrakte ausblenden

Wird diese Checkbox aktiviert, so werden unter Erfassung à Kontrakt die Menüpunkte für Strecken-Kontrakte nicht mehr angezeigt.

Auf der rechten Seite stellen Sie die Warnhinweise für fehlende Daten ein. Die Anzeige erfolgt beim Abspeichern des Kontraktes. Es handelt sich dabei um folgende Angaben:

Datum Kontrakt-Start

Datum Kontrakt-Ende

Ernte-Jahr

Sorte-Nr.

Kontrakt-Buchungen erst nach Freigabe erlauben aktiviert/deaktiviert die Funktion Kontrakte erst nach Freigabe in einer Strecke zuordnen zu können.

Nach einem Neustart von L3 kann dann in den Streckenkontrakten mit der Checkbox ein Streckenkontrakt freigegeben werden. In der Auswahl der Kontrakte in einer Strecke werden diese Kontrakte dann nicht mehr angezeigt, wenn die Freigabe noch nicht erfolgt ist.

In der Kontraktübersicht kann dann ausgewählt werden, welche Kontrakte angezeigt werden sollen.

Mehrere Makler pro Kontrakt erlaubt aktiviert/deaktiviert die Funktion mehrere Makler auf einen Kontrakt zu erfassen mit der Funktion Sonstige Kosten in der Einkauf-Rechnungserfassung.

Auswahl Ladestellen in Strecken-Kontrakten berücksichtigt nur kundenbezogene Adressen

Es werden nur die Adressen des Geschäftspartners mitsamt denen des ggfs. verbundenen Hauptkunden angezeigt. Andere Adressen lassen sich nicht im Kontrakt auswählen, sondern müssen speziell für diesen Geschäftspartner angelegt werden.

Vorauszahlung / Erstattung
Hier können Artikel für Vorauszahlungen und Erstattungen angegeben werden.

Kontakte / Wiedervorlage
Hier können Angaben zu der Verwendung von Kontakten aus Strecken -- Kontrakten vorgenommen werden:

Kontaktart „Strecken-Kontrakt"
Hier kann eine Kontaktart für Kontakte aus Strecken-Kontrakten eingestellt werden.

Kontrakt: Wiedervorlage in X Tagen
Hier können die Tage eingestellt werden, wann der Kontakt in der Wiedervorlage auftauchen soll. Die Tage werden auf das Anlagedatum des Kontakts gerechnet.

Wiedervorlage auch für Bediener
Hier kann ein weiterer Bediener für die Wiedervorlage des Kontakts angegeben werden.

Kontakt für Strecken-Kontrakt nicht automatisch erzeugen
Diese Checkbox ist im Standard zunächst aktiv, so dass nicht automatisch ein Kontakt bei Anlage eines Strecken-Kontrakts erstellt wird.
Wird diese Checkbox deaktiviert, wird bei der Anlage eines neuen Strecken-Kontrakts automatisch ein Kontakt erstellt.

Kontakt für Strecken-Kontrakt nicht automatisch erledigen
Mit dieser Option kann eingestellt werden, ob der automatisch angelegte Kontakt direkt erledigt werden soll.
Diese Checkbox ist im Standard nicht gesetzt

Zusatzfelder in Strecke

Für die Strecke können nun auch Zusatzfelder angelegt werden. Die Hinterlegung der Zusatzfelder erfolgt unter DATEI à Stammdaten à Stammdatentabellen à Zusätzliche Felder à Belege à Strecke. Die Anlage der Zusatzfelder erfolgt wie bei den bisherigen Zusatzfeldern.

In der Streckenmaske können dann die Zusatzfelder für die Strecke hinterlegt werden:

Streckenmaske:

Strecke / div. Vorgänge:

Mit der Textmarke "ZFKS_" + Feldname können die Informationen aus diesen Zusatzfeldern dann auf den Faxdokumenten der Strecke gedruckt werden.