Hilfskostenstellen

Unter diesem Menüpunkt erfolgt die automatische Umbuchung der auf die Hilfskostenstelle gebuchten Werte auf die Vollkostenstellen.

Beachten Sie bitte dazu die notwendigen Einstellungen im Sachkontenstamm und zu den Kostenstellen, insbesondere die Funktion „Zugeordnete Hilfskostenstellen". Für die Umbuchungen sind immer zuerst die Hilfskostenstellen mit Zuordnung und dann erst Alle Hilfskostenstellen durchzuführen.

Als Voreinstellung wählen Sie das Geschäftsjahr und den Monat aus. Weiterhin legen Sie die Hierarchieebene fest, auf der sich die Hilfskostenstellen befinden. Es ist eine Umbuchung bis zu den in den Stammdaten der Kostenstellen vorhandenen Hierarchiestufen vorgesehen. Je nach Auswahl werden alle Hilfskostenstellen einer Ebene, nur ausgewählte Hilfskostenstellen oder Hilfskostenstellen mit Zuordnung für die Umbuchung verwendet.

Die Hilfskostenstellen und Vollkostenstellen sollten sich auf der gleichen Hierarchie-Ebene befinden.

Zur Umbuchung stehen zwei Varianten zur Auswahl.

Alle Hilfskostenstellen auswählen bzw. Kostenstelle auswählen.

In diesem Fall wird für die Kostenstellen einer ausgewählten Hierarchie-Ebene der jeweilige prozentuale Anteil am Gesamtumsatz ermittelt. Mit diesem Prozentsatz erfolgt die Umbuchung von den Hilfskostenstellen bzw. von der ausgewählte Hilfskostenstelle auf die Vollkostenstellen. Somit bekommen z.B. die Vollkostenstellen einen Anteil von Hilfskosten, die nicht direkt auf Vollkostenstelle gebucht werden können.

Hilfskostenstellen mit Zuordnung

Über diese Variante besteht die Möglichkeit einmal den Anteil einer Vollkostenstelle am Gesamtumsatz und den Anteil am Umsatz einer übergeordneten Kostenstelle (z.B. Niederlassung) zu ermitteln. Die Umbuchung von den Hilfskostenstellen kann in diesem Fall mit dem prozentualen Anteil am Gesamtumsatz und am prozentualen Anteil des Umsatzes einer übergeordneten Kostenstellen erfolgen.

Beispiel:

Ein Unternehmen besteht aus mehreren Niederlassungen mit untergeordneten Bereichen, auf denen die Buchung der Erlöse vorgenommen wird.

Es gibt Hilfskostenstellen, die den Gesamtbetrieb betreffen und Hilfskostenstellen je Niederlassung.

Für die Umbuchung wird einmal der Anteil der Bereiche am Gesamtumsatz und am Umsatz der zugeordneten Niederlassung ermittelt. Entsprechend der Anteile bekommen die Bereiche Hilfskosten vom Gesamtbetrieb und von der jeweiligen Niederlassung über die Umbuchung.

Hinweis zur Funktion Hilfskostenstellen mit Zuordnung:

Die Option „untergeordnete Kostenstellen in Summe einrechnen" wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.

Für die Auswahl „Hilfskostenstellen mit Zuordnung" ist in den Stammdaten der Kostenstellen eine Zuordnung von Vollkostenstellen zu den Hilfskostenstellen erforderlich. Siehe dazu die Beschreibung in den Stammdaten.

Nicht Zugeordnete Kostenstellen

Vor der Umbuchung sollten Sie auf jeden Fall eine Überprüfung auf noch nicht zugeordnete Kostenstellen durchführen. Dazu klicken Sie die Schaltfläche Nicht zugeordnete Kostenstellen an. Sie ist nur zur Auswahl „Hilfskostenstellen mit Zuordnung" sichtbar.

Nach der Markierung der Kostenstellen und Auswahl Zuordnen verzweigen Sie in die Maske zur Zuordnung der Hilfskostenstellen.

Die betreffenden Hilfskostenstellen markieren Sie ebenfalls und wählen anschließend OK an und die Zuordnung ist abgeschlossen.

Die Sortierung innerhalb der Spalten „Nr." und „Bezeichnung" verändern Sie in beiden Bildschirmmasken durch einen Mausklick auf jeweilige Spaltenüberschrift.

Die Durchführung der Umbuchung wird dann wie anschließend beschrieben unabhängig von der Auswahl „Hilfskostenstellen mit Zuordnung durchgeführt. Es betrifft auch die Stornierung einer Umbuchung.

Die nächste Festlegung betrifft die Kostenstellen als Grundlage für die Verteilung. Wählen Sie zur Ermittlung der Umsatzanteile zwischen den „Vollkostenstellen der gleichen Ebene" und den „Hilfskostenstellen der untergeordneten Vollkostenstellen" aus. Für beide Optionen

können Sie durch die Markierung der darunterliegenden Checkbox die untergeordneten Kostenstellen in die Summe mit einbeziehen.

Achten bitte Sie noch auf das Buchungsdatum, vorgegeben wird immer das Tagesdatum.

Nach Beendigung der Voreinstellung wählen Sie die Schaltfläche Aufbereiten an.

Auf der linken Seite sehen Sie im mittleren Teil der Bildschirmmaske die Hilfskostenstellen und darunter die Kostenarten mit den entsprechenden Werten zur angewählten Kostenstelle.

Rechts sind die Vollkostenstellen mit den gebuchten Beträgen und dem jeweiligen prozentualen Anteil am Gesamtumsatz zu sehen.

Die Registerkarte „Details" dient zur Anzeige der Summen zu den jeweiligen untergeordneten Kostenstellen und Sachkonten der angewählten Kostenstelle aus der Verteilungsmaske.

Die automatisch errechneten Umbuchungen der Gemeinkosten über die Hilfskostenstelle werden darunter dargestellt.

Unten rechts sind die errechneten Umbuchungen zur unten links angewählten Kostenart zu sehen.

Der gebuchte Wert zu einer Kostenart wird von der Hilfskostenstelle im Haben abgebucht und die anteiligen Beträge pro Kostenart an die Vollkostenstellen im Soll hinzu gebucht.

In der obigen Darstellung wurde für die Vollkostenstelle 19 36,59 % als Anteil am Gesamtumsatz und für die Vollkostenstelle 299 63,41 % errechnet. Mit diesen Prozentsätzen wird der Anteil der Gemeinkosten des Kostenkontos 4930 auf die Vollkostenstellen 19 und 299 entsprechend der Umsatzanteile aufgeteilt.

Nach der Aufbereitung der Umbuchungen klicken Sie zur Umbuchung auf die Schaltfläche Buchen. Nach Beendigung der Umbuchungen bekommen Sie auf dem Bildschirm einen Hinweis angezeigt.

Historie der Umbuchungen

Die Schaltfläche Historie der Umbuchungen links unten dient zur Anzeige der durchgeführten Umbuchungen mit der Funktion zum Stornieren bereits erfolgter Umbuchungen.

Die Eintragungen zu den erfolgten Umbuchungen befinden sich innerhalb dieser Anzeige unter der aktiven Registerkarte „Auswertungen". Zusätzlich können Sie sich die Buchungssätze zu den Umbuchungen über die Registerkarte „Buchungen" anzeigen lassen. Eine Übergabe an Excel für eventuell weitere Auswertungen ist vorgesehen.

Zu stornierten Umbuchungen sind die Buchungssätze nicht mehr sichtbar, da sie in diesem Fall gelöscht werden.

Hinweis:

Die Umbuchung der Hilfskostenstellen sollten Sie erst nach Abschluss aller Buchungen zu einem Monat vornehmen. Werden nach der Umbuchung für den jeweiligen Monat nochmals Buchungen durchgeführt, bringt eine erneute Umbuchung mitunter andere Ergebnisse in Bezug auf den Anteil der Vollkostenstellen am Gesamtumsatz.

Sollten nach einer Umbuchung noch nachträgliche Buchungen für den Monat erforderlich sein, empfehlen wir die Umbuchung zu stornieren und erneut durchzuführen.