DATEV-Import

Schnittstelle zum Einlesen und Buchen von Buchungen im DATEV-Format. Die Anlage von nicht vorhandenen Personenkonten ist in diesem Zusammenhang vorgesehen. Änderungen zu vorhandenen Personenkonten können optional berücksichtigt werden, Einstellung unter Optionen, Import-Schnittstellen, DATEV-Import.

Grundlegende Voraussetzung ist die gleiche Anzahl der Stellen für die Sach- und Personenkonten.

Einstellungen im Sachkontenstamm

Im Sachkontenstamm legen Sie fest, welches Konto als Automatikkonto behandelt werden soll. Besonders wichtig ist die Festlegung der Kontenart und der Steuerbuchung. Über diese Einstellungen wird die Buchungsart ermittelt und die Buchung der Umsatzsteuer.

Beschreibung zur Ermittlung der Buchungsarten

Die Grundlage für die Ermittlung der Buchungsarten ist die Wertstellung und die zu den Sachkonten ausgewählte Kontenart. Fehlt zum Beispiel die Festlegung Kontenart Finanzkonto zum Konto Kasse, wird zum Buchungsvorgang Kosten an Kasse als Buchungsart „SO" und nicht „ZA" ermittelt. Problematischer wäre es bei einem ZE zu einer Ausgangsrechnung.

Hier wird in diesem Fall die Buchungsart „GA" ermittelt, da die Wertstellung zum Debitoren nicht Soll sondern Haben ist.

Für Stornierungen bildet der DATEV-Schlüssel 2X die Grundlage.

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die Vorgabe der Steuerbuchung im Sachkontenstamm. Fehlt diese, erscheint zur Buchung eine Abfrage zur der Buchung Vor- oder Umsatzsteuer. Dazu ist weiterhin die Abstimmung der Automatikkonten zwischen dem bereitstellenden Programm und der ServiceERP GmbH WinFibu wichtig. Fehlt im Sachkontenstamm die Kennzeichnung Automatikkonto und die Buchungen sind für ein solches Konto erstellt worden, wird in diesem Fall keine Steuer gebucht.

Für nicht als Automatikkonto gekennzeichnete Konten, wird der entsprechende DATEV-Steuerschlüssel bereitgestellt und bei der Buchung berücksichtigt.

Import der Daten

Einlesen der Daten

Unter Schnittstellen finden Sie den Menüpunkt DATEV Import. Nach Anwahl des Menüpunktes erscheint eine Bildschirmmaske zur Auswahl der einzulesenden Daten, wenn sich Daten in der Schnittstelle befinden.

Ist der vorher durchgeführte Import noch nicht verbucht, ist eine erneute Übernahme von Daten nicht möglich, ein entsprechender Hinweis wird angezeigt.

Innerhalb der Maske wählen Sie die zu übernehmende Datei aus. In der obigen Abbildung befindet sich nur eine Datei mit dem Buchungsstapel in der Maske. Sind Stammdaten der Debitoren und Kreditoren mit bereitgestellt worden, wählen Sie diese Dateien ebenfalls aus und klicken anschließend auf „Einlesen".

Während des Einlesens erfolgt eine Prüfung der Konten und ggf. Kostenstellen analog der Schnittstelle zur Übernahme von Buchungen. Zur Korrektur stehen Ihnen über Menü rechte Maustaste auch die gleichen Funktionen zur Änderung zur Verfügung.

Sind in der Importdatei der Personenkonten die Felder Name, Vorname und Straße die Angaben zu lang, werden die Angaben in den Feldern nur bis zur zulässigen Länge (lt. DATEV) eingelesen, der Rest wird abgeschnitten.

Es betrifft folgende Felder in der Importdatei der Stammdaten Personenkonten:

Name 50 Zeichen

Vorname 30 Zeichen

Straße 36 Zeichen

Importdatei der Buchungsstapel

Belegfeld1 36 Zeichen

Die Abspeicherung dieser Angaben wird mit den in den Stammdaten der ServiceERP GmbH WinFibu maximalen Feldlängen durchgeführt, z.B. Feld Name mit 30 Zeichen.

Die Buchungen befinden sich unter der aktiven Registerkarte „DATEV-Buchungen" mit Anzeige Anzahl der Buchungen. Unter einer zweite Registerkarte „Personenkonten" und Anzahl werden die eingelesenen Personenkonten angezeigt.

Auf der linken Seite der Anzeige der Buchungen sehen Sie den Aufbau der Buchungen entsprechend der Bereitstellung. Gehen Sie mit der unteren Bildschirmlaufleiste nach rechts, werden die Buchungen entsprechend der Umsetzung für die ServiceERP GmbH WinFibu angezeigt. Über diese Anzeige kontrollieren Sie u.a. die Umsetzung der Buchungsart und der Steuerbuchung. Sind fehlerhafte Umsetzungen vorhanden, z.B. falsche Buchungsart auf Grund einer fehlenden Zuordnung der Kontenart oder falsche Einstellungen zum Automatikkonto, können Sie jetzt noch die Einstellungen im Sachkontenstamm korrigieren. Zur Berücksichtigung der Änderungen klicken Sie auf „Prüfen".

Die Funktion „Prüfen" verwenden Sie ebenfalls zur Aktualisierung der Korrekturen von falschen Konten, Kostenstellen usw. über das Menü rechte Maustaste.

Nach Überprüfung bzw. Korrektur der eingelesenen Daten führen Sie die Buchung über die die Schaltfläche „Buchen" durch.

Innerhalb der Maske können Sie die Sortierung ändern, indem Sie die jeweilige Spalte mit der linken Maustaste anklicken.

Ist unter Optionen die Funktion „Übernahme Personenkonten mit Buchung" aktiviert, werden in der Datei eventuell zusätzlich vorhandene Personenkonten ohne Buchung nicht angelegt. Diese müssen Sie innerhalb der Registerkarte „Personenkonten" über die entsprechende Schaltfläche unter links löschen. Allerdings erst nach der Buchung, da diese Funktion für alle in der Maske enthaltenen Daten dient.

Weitere Funktionen innerhalb der Bildschirmmaske zum DATEV-Import

Links oben Buchungsdatum, Filter, Anzeige nur gesperrte/fehlerhafte Buchungen:

Sie haben die Möglichkeit jedes einzelne Buchungsdatum der eingelesenen Daten sich anzeigen zu lassen und zu verbuchen. Zur Buchung nach jedem Buchungsdatum markieren Sie die Checkbox „Jedes Buchungsdatum einzeln buchen". In diesem Fall wird nur der ausgewählte Satz gebucht.

Über den Filter besteht die Möglichkeit innerhalb der angezeigten Buchungen nach Buchungstext, Buchungs-, Konto-, Rechnungs- und Kostenstellen-Nr. zu suchen.

Anzeige gesperrte/fehlerhafte Buchungen

Separate Anzeige gesperrter oder fehlerhafter Buchungen.

Zusammenfassung

Zusammenfassende Anzeige der importierten Buchungen nach Anzahl der Buchungen, Anzahl pro Buchungsart, Summen pro Steuerschlüssel, Summen pro Buchungsdatum und Summe pro Buchungsart.

Protokoll Import

Auflistung der durchgeführten Importe mit Anzahl der importierten, gebuchten und gelöschten Datensätzen und den entsprechenden Zeiten.

Eine wichtige Funktion ist die Speicherung der Importdatei. Nach dem Import werden die Dateien im Importverzeichnis gelöscht. Sollte ein erneuter Import aus verschieden Gründen erforderlich sein, kann die Importdatei wieder erstellt werden. Die Durchführung der Funktion

ist mit einem Passwort geschützt und nur über den Softwaresupport der Firma ServiceERP GmbH möglich, um doppelte Übernahmen und Buchungen zu vermeiden. Es ist sicher zu stellen, dass die neu erstellte Datei nicht schon einlesen und verbucht wurde.

Protokoll Buchungen

Anzeige der durchgeführten Buchungen und dazu durchgeführte Stornierungen.

Sie können eine Stornierung eines kompletten Buchungslaufs mit Hilfe der Schaltfläche „Buchungslauf stornieren" durchführen. Die Stornierung ist über eine Abfrage für das ursprüngliche Buchungsdatum und für ein neues auszuwählendes Buchungsdatum möglich.

Hinweis für die Option eines neu aus zu wählendes Buchungsdatum.