Archivverwaltung und DMS

Die gedruckten Mahnungen werden in einem Archiv als PDF-Datei abgespeichert. Später können Sie diese Ausdrucke aus dem Archiv aufrufen sich ansehen und erneut ausdrucken.

Außerdem ist ein Einscannen von Eingangsrechnungen oder anderen Unterlagen möglich, die später an einigen Stellen im Programm zur Kontrolle aufgerufen werden können. Das Scannen bzw. der Aufruf ist u.a. in der Buchungsmaske, in der Kontenanzeige möglich. In den jeweiligen Beschreibungen zu diesen Punkten wird darauf hingewiesen.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie unter Einstellungen, Optionen, Dateimanagement, Dokumenten-, Dateiverwaltung Pfade für die PDF-Dokumente hinterlegen, siehe Fach 1 Datei.

Eine weitere Voraussetzung ist ein Scanner und installierte Scan-Software (Twain-Treiber). Sollten Sie dazu Fragen haben wenden Sie sich an die Abteilung WinFibu der Firma ServiceERP GmbH.

In Menüpunkten, wo ein Einscannen bzw. Ansehen von Eingangsrechnungen vorgesehen ist, steht die Schaltfläche Unterlagen zur Verfügung. Nach Anwahl dieser Schaltfläche öffnet sich nun folgende Maske, in der gescannt wird und in der bereits gescannte Belege angezeigt werden.

Für die Bezeichnung des Beleges ist bereits die aktuelle Rechnungsnummer vorbelegt und es kann direkt gescannt werden.

Mit Hilfe der Schaltfläche Neu haben Sie die Möglichkeit weitere Unterlagen zum Buchungsvorgang einzuscannen.

Über die Schaltfläche Löschen entfernen Sie eingescannte Unterlagen.

Zum Scannen oder zum Anzeigen einer Rechnung klicken Sie auf Anzeigen/Scannen.

Anschließend wird die Maske für zum Scannen aufgerufen. Alternativ ist die Hinterlegung eines Bildes vorgesehen mit den Formaten „JPEG" oder „TIFF".

Nach Anwahl von Scannen erfolgt der Aufruf der installierten Scanner. Wählen Sie den gewünschten aus.

Nach Festlegung des entsprechenden Scanners wird die Scannersoftware gestartet und der Scanvorgang durchgeführt. Die gescannten Seite(n) werden anschließend hier angezeigt.

Hinweis:

Scannen Sie Unterlagen zu einer Buchung ohne Rechnungs-Nr. ist eine Abspeicherung der Unterlagen zu dieser Buchung nicht möglich. Die Rechnungs-Nr. ist das Kriterium zum Zugriff auf die abgespeicherten Unterlagen. Ist diese nicht vorhanden erfolgt die Abspeicherung unter der Rechnungs-Nr. = 0, d.h. zu jeder Buchung ohne Rechnungs-Nr. sind alle Unterlagen zu sehen, die ohne Rechnungs-Nr. eingescannt wurden.

Ein entsprechender Hinweis wird in diesem Fall angezeigt.

Weiterhin dürfen Rechnungs-Nr. nicht doppelt auftreten. In diesem Fall werden die bestehenden Rechnungen überschrieben.

Dokumenten Management System (DMS)

Optional zur Abspeicherung der Dateien, gescannten Rechnungen, Rechnungen aus den vorgelagerten Programmen zvoove PDL, zvoove GDL ServiceERP GMBH L3, den erstellten Mahnungen und dem Protokoll der Umsatzsteuervoranmeldung gibt es das Zusatzmodul DMS. Die Abspeicherung erfolgt über dieses System nicht mehr in Verzeichnissen, sondern innerhalb von Datenbanken.

Zum Aufruf der oben aufgeführten Dokumente und Dateien können Sie Zugriffsrechte über Bedienergruppen und vergeben, siehe Fach 1 „Datei".

Die Prüfung auf die Zugriffsrechte wird in den Auswertungen im Zusammenhang mit dem Aufruf der Unterlagen, Dateien und archivierten Mahnungen durchgeführt.

Der Aufruf ist nur für Bediener der entsprechenden Gruppe und dem Bediener der die Dokumente, Dateien zugeordnet bzw. die Mahnungen erstellt hat möglich.

Änderungen zu den eingestellten Zugriffsrechten können beim Scannen, bei der Hinterlegung von Dateien zu einer Buchung und in den jeweiligen Auswertungen (z.B. Kontenanzeige) vorgenommen werden. Diese gelten aber nur für diese Buchung.

Es kann nur der Bediener mit der zugeordneten Gruppe Änderungen vornehmen. Der Anlagebediener hat dazu keine Berechtigung.

Zum Beispiel:

Bediener 1 gehört zur Bedienergruppe Buchhaltung und Bediener 2 zur Bedienergruppe Verwaltung. Die Zugriffsrechte für die allgemeinen Belege (Unterlagen, Dateien) betreffen nur die Buchhaltung. Erweitern Sie jetzt z.B. in der Kontenanzeige zu einem, zu einer Buchung hinterlegten, Dokument die Zugriffsrechte zusätzlich für die Verwaltung oder eines weiteren Bedieners, betrifft es nur dieses eine Dokument. Alle anderen Dokumente können vom Bediener 2 bzw. von anderen nicht zugeordneten Bedienern nicht aufgerufen werden.

Änderungen zu Zugriffsrechten

In den Bildschirmmasken zur Verwaltung von Dateien, Unterlagen und zum Mahnarchiv in der offenen Posten-Anzeige, steht Ihnen zur Änderung der Zugriffsrechte die Schaltfläche „Eigenschaften" zur Verfügung. Nach Anwahl der Schaltfläche wählen Sie in der aufgerufenen Anzeige die Registerkarte Zugriffsrechte an und haben dann die Möglichkeit die Zugriffsrechte über die Schaltfläche „Bearbeiten" zu ändern.

Befinden sich zu den Unterlagen einer Buchung Ausgangsrechnungen aus den vorgelagerten Programmen, ist keine Änderung von Zugriffrechten vorgesehen. Über die Anwahl der Schaltfläche „Unterlagen" rufen Sie direkt die PDF-Datei der betreffenden Rechnung auf.

Im Programm ServiceERP GMBH L3 werden die Zugriffsrechte zur Ausgangsrechnungen anhand von Bedienergruppen festgelegt und gelten ebenfalls für die ServiceERP GMBH WinFibu.

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