Fakturierung / Abrechnung

Unter Abrechnung àFaktur à Verkauf können Sie Sie Ihre Rechnungen, Kaufabrechnungen und Ernteabrechnungen (vorläufige und endgültige Abrechnungen) zusammen fakturieren, d.h. z.B. als Sammelrechnung. Voraussetzung dafür ist, dass die Lieferscheine gedruckt und frei zur Fakturierung (ausgeliefert) sind.

Über eine Vorauswahl legen Sie fest welche Rechnungen zu drucken sind. Dazu stellen Sie die Niederlassung ein und ob es sich um Lieferungen, Kaufabrechnungen oder Ernteabrechnungen (nur in Zusammenhang mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul Ernte) handelt. Anschließend wählen Sie die Rechnungsart aus. Sie ist im Kundenstamm hinterlegt und sagt aus für welchen Zeitraum der Kunde eine Rechnung bekommen soll. Über die Angabe Lieferscheindatum von/bis lässt sich innerhalb der eben genannten Kriterien der Zeitraum für die zu fakturierenden Lieferscheine festlegen. Es ist auch möglich Rechnungen für ausgewählte Artikel oder Artikelgruppen (Schaltfläche Weitere Selektionen), Vertriebsbeauftragte und Kunden (Auswahl getrennt nach Kunden-und Debitoren-Nr.) oder pro Bediener zu drucken. Eine weitere Einschränkung ist der Druck nach Postleitzahlen, über eine Kennzeichnung werden sie auch für das Ausland berücksichtigt.

Die Anzeige der Lieferscheine kann mit Klick auf die gewünschte Spaltenüberschrift entsprechend sortiert werden.

Zur Berechnung der Kontoführungsgebühr, von Versandspesen und des Klein-Wasser-Zuschlages kennzeichnen Sie unten links die Checkbox. Die dazu notwendigen Angaben dazu müssen sind unter Datei à Einstellungen à Optionen-Standard à Fakturierung à Fakturierung --4- vornehmen. Nach Beendigung der Vorauswahl klicken Sie zur Anzeige der ausgewählten Lieferscheine die Schaltfläche Anzeigen an.

Nach der Vorauswahl besteht immer noch die Möglichkeit einige der angezeigten Lieferscheine nicht zu fakturieren. In diesem Fall tragen Sie im Feld „Rechn.?" ein „N" für nein ein bzw. über einen Doppelklick der linken Maustaste.

Mit Klick der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften können die Einstellungen zu den Spalten vorgenommen werden.

Alle Lieferscheine stehen nach der Anzeige auf „J" für ja. Über die Schaltfläche Markieren à alle angezeigten: Ja und alle angezeigten: Nein lassen sie sich alle Belege auf einmal umstellen.

Mit der Funktion Erlöskonten neu berechnen (Pop-Up -- Menü; rechte Maustaste) können die Erlöskonten für den markierten Verkaufslieferschein neu berechnet werden.
Dies ist nur für folgende Abrechnungsarten möglich:

• Lieferungen

• Lieferungen AR

• Lieferungen FR

• Lieferungen nicht AR/FR

• Tank - Lieferungen

Die freigegebenen Lieferscheine können hier noch nachträglich von Sammelrechnung = S und Einzelrechnung = L oder umgekehrt jeweils auf die anderen Abrechnungsart umgestellt werden. Die umgestellte Abrechnungsart bleibt für diesen Lieferschein auch nach Verlassen der Maske gespeichert. Um die gewünschten Lieferscheine umzustellen, machen Sie in der Spalte S einen Doppelklick.

Stellen Sie z.B. fest, dass Lieferscheine fehlen, wählen Sie Lieferschein-Kontrolle an und rufen damit diese gesonderte Anzeige auf. Hier kann man einzelne oder mehrere Lieferscheine gleichzeitig frei zur Fakturierung geben bzw. drucken. Eine Beschreibung dazu finden Sie in Fach 6 -- Auswertungen.

Sollen Rechnungen erst ab einen Mindestbetrag bzw. bis zu einem Höchstbetrag erstellt werden, wählen Sie die Schaltfläche Mindest-/Höchst-Betrag an.

Tragen Sie hier den Mindest- bzw. Höchstbetrag für die Rechnungen ein.

Bevor Sie nun nach den ganzen Voreinstellungen den Rechnungsdruck starten, kontrollieren Sie noch einmal das Rechnungs- und Buchungsdatum. Das Buchungsdatum entscheidet dann nämlichen in welcher Buchungsperiode/Monat diese Rechnung/en landen werden.

Vorgegeben wird das Tagesdatum. Zusätzlich können Sie ein anders Rechnungsformular, als in den Stammdaten vorgegeben einstellen und die Anzahl der Exemplare bestimmen. Soll zur Kontrolle ein Probedruck durchgeführt werden, markieren Sie die Auswahl Probedruck. In diesem Fall wird keine Rechnungsnummer vergeben und keine Buchung durchgeführt.

Mit der Checkbox Geschäftspapier Vorschau kann für die Vorschau die Verwendung der Druckdatei Geschaeftspapier.dat aktiviert werden.

So kann schon bei der Vorschau geprüft werden, ob die Druckdatei Geschaeftspapier.dat, die für das Verwenden von Briefbögen z.B. beim E-Mailversand und bei der Archivierung von Belegen genutzt wird, korrekt konfiguriert ist.

Als Standard ist der endgültige Druck gekennzeichnet. Sind Rechnungen mit Kontoauszug gewünscht, ist es durch die eine Kennzeichnung möglich. Es werden alle offenen Rechnungen zu einem Kunden ausgedruckt.

Für den fälligen Saldo auf dem Kontoauszug werden auch die Rechnungen berücksichtigt, die noch nicht an die zvoove Finance übergeben wurden. Bereits für die zvoove Finance bereitgestellte, aber noch nicht gebuchte Rechnungen werden nicht berücksichtigt.

Vor der Fakturierung ist aus diesem Grund sicher zu stellen, dass sich keinen ungebuchten Rechnungen in der Schnittstelle zur zvoove Finance befinden.

Mit Hilfe von Einstellungen unter Datei à Einstellungen à Optionen-Standard à Fakturierung, à Fakturierung-3- drucken Sie den Kontoauszug auf ein gesondertes Blatt und Skonto als eigene Zeile.

Ein Werbetext lässt sich außerdem noch zuordnen. Fehlt der Text, kann die vorhandene Tabelle über „Neu" erweitert werden.

Jetzt haben Sie alle Einstellungen berücksichtigt und starten den Druck der Rechnungen, indem Sie den Button Druck starten anwählen.

Der unter Datei à Einstellungen à Optionen-Standard à Fakturierung à Fakturierung-1- eingestellte Drucker ist unten links zusehen, lässt sich aber über Drucker einrichten ändern.

Beachten Sie bitte, dass in der Standardeinstellung der Aufruf der Fakturierung nur von einem Bediener möglich ist und auch nur, wenn kein Bediener die Sofortrechnung gestartet hat.

Gleichzeitige Fakturierung mit unterschiedlichen Bediener

Alternativ kann man aber auch die Option Mehrfaches Öffnen der Fakturierung durch verschiedene Bediener unter Datei à Einstellungen à Optionen Standard à Fakturierung à Fakturierung -2- aktivieren. Nach einem Neustart des Programms kann auch mit mehreren Benutzern gleichzeitig fakturiert werden.

Wichtig

Das Ganze funktioniert aber nur für die Belege, die bei keinem anderen Benutzer in der Faktur auf
Rechn.? = J stehen.
Über die Spalten bearbeiten Funktion kann zusätzlich die Spalte Sperre eingeblendet werden, woran man erkennen kann, ob dieser Beleg gesperrt ist oder nicht.

Versucht ein Bediener per Doppelklick die Rechnung bei Rechn.? auf J zustellen, die bereits bei einem anderen Bediener auf J steht bzw. gesperrt ist bekommt man die folgende Fehlermeldung

Wird die Schaltfläche Markieren à alle angezeigten: JA verwendet, werden nur die Belege automatisch auf J gesetzt, die auch von keinem anderen Benutzer gesperrt sind.

Information

Hat also z.B. ein Benutzer die Fakturierung mit allen Belegen auf Rechn.? = J stehen, können diese von keinem anderen Benutzer fakturiert bzw. umgestellt werden.

Verrechnung von Gutschriften und Rechnungen

Im Kundenstamm unter Abrechnung à Rechnung/Kontoauszug kann pro Kunde mit der Checkbox Rechnung/Gutschrift verrechnen, gekennzeichnet werden, ob bei diesem Kunden Lieferscheine und Lieferscheine, die als Gutschrift gekennzeichnet sind, zusammen fakturiert werden sollen. Es wird dann anstatt einer Rechnung und einer Gutschrift nur noch 1 Rechnung mit den beiden Lieferscheinen erstellt.