Vorgabe je Auftrags-Position

Innerhalb der Auftrags-Erfassung können die einzelne Auftrag-Positionen für die Abschlagsfaktura berücksichitgt werden. Hierzu kann die Spalte Bei Abschl.-Rech. In den Auftrags-Positionen mit eingeblendet werden.
Zunächst wird mit der rechten Maustaste innerhalb der Erfassung das Pop-Up Menü geöffnet und der Punkte Spalten bearbeiten geöffnet:

Es öffnet sich nun folgendes Fenster:

In der Spalte Feldbezeichnung sind die einzelnen Spalten aufgeführt.
Die Spalte Feldlänge gibt die Breite der einzelnen Spalte an. Soll eine Spalte nicht mit angezeigt werden, muss als Feldlänge -1 eingetragen werden.

Um nun die Spalte Bei Abschl.-Rech. mit anzeigen zu lassen, muss die Feldlänge von -1 auf einen beliebigen positiven Wert gesetzt werden, z.B. auf 50:

Mit Schließen werden die Änderung gespeichert und die Spalte Bei Abschl.-Rechn. mit angezeigt.

Bei der Erfassung eines Artikels die Vorgabe für die Abschlagsrechnung zunächst aus dem Artikelstamm in die Auftrags-Position übernommen.
Je Auftrags-Position kann diese Vorgabe dann nochmal angepasst werden:

Je nachdem welche Vorgabe in der einzelnen Auftrags-Position vorgenommen wurde, wird die Auftrags-Position in die Abschlagsrechnung (Rechnungsverwaltung) bzw. in den Verkaufs-Lieferschein übernommen.

Fakturierung

Die Abschlagsrechnungen zu einem Auftrag können nun direkt aus dem Auftrag heraus erzeugt werden. Dazu kann unter LS/Rechnung dann die Rechnungsverwaltung aufgerufen werden.
Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn der Auftrag auch als „Projekt-Auftrag mit Abschlags-Faktura" gekennzeichnet wurde.

In der nachfolgenden Maske werden dann die Positionen, die in der Spalte Bei Abschl.-Rech. ein J gesetzt haben, mit den Mengen, Preise und Restmengen aus dem Auftrag und die zu dem Auftrag erzeugten bisherigen Rechnungen zu dem Auftrag angezeigt.

Lieferscheine anzeigen

Mit dem Button Lieferscheine anzeigen werden die bislang aus dem Auftrag heraus erzeugten Lieferscheine angezeigt. Hier sind dann auch ein Druck und die Freigabe zur Faktur der Lieferscheine möglich. Mit dem Button „Pos.-Details" können dann die Positions-Details einer Lieferscheinposition aufgerufen werden und hier dann bearbeitet werden.

Lieferscheine erzeugen

Über den Button „Lieferschein erzeugen" wird ein Lieferschein mit den Restmengen aus dem Auftrag heraus erzeugt. Hier kann dann auch entschieden werden, ob der Lieferschein als gedruckt und frei zur Faktur gekennzeichnet werden soll.

Eine Teillieferung ist hierbei NICHT möglich. Sollten Teillieferungen aus einem Auftrag heraus erzeugt werden kann dies weiterhin über die Funktion Lieferschein erzeugen aus dem Auftrag heraus erfolgen.

Diese Lieferscheine werden innerhalb der Faktur nicht mehr vorgeschlagen. Auch ist der Druck einer Sofortrechnung bei diesen Lieferscheinen nicht mehr möglich. Bei dem Druck einer Sofortrechnung erscheint dann auch eine entsprechende Meldung:

Rechnung erstellen

Mit dem Button „Rechnung erstellen" können dann die Abschlagsrechnungen und auch die Finalabrechnung zu dem Auftrag erstellt werden.

Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung kann bereits erstellt werden, wenn der Auftrag noch nicht ausgeliefert wurde.

Bei einer Abschlagsrechnung wird der in den Optionen hinterlegte Artikel für die Abschlagsrechnung vorbelegt, kann hier dann aber auf einen anderen Artikel abgeändert werden. Dies ist dann auch der Artikel, der auf der Rechnung ausgedruckt wird.

Eine Änderung der Texte des Artikels ist an dieser Stelle auch vorgesehen.

Die Bezeichnung für den Text der Rechnung wird nun mit dem Rechnungstext für die Abschlagsrechnung aus den Optionen und der fortlaufenden Nummer der Abschlagsrechnung für den Auftrag vorbelegt. Diese Text kann an dieser Stelle allerdings manuell nochmals bearbeitet werden.

Der Rechnungsbetrag für die Abschlagsrechnung kann entweder manuell über das Feld „Abschlag-Netto" oder auch über einen prozentualen Wert der Auftragssumme ermittelt werden.

Wird nun die Abschlagsrechnung ausgedruckt/fakturiert, wird auf dem hier angegebenen Artikel mit dem angegebenen Abschlagsbetrag die Buchung durchgeführt. Die Kostenstelle wird dann aus den Auftragsdetails ermittelt.

Schlussrechnung

Um die Schluss-Rechnung zu dem Auftrag zu erstellen, muss nun auch die Auslieferung der Positionen des Auftrags erfolgen. Sollten die Lieferscheine zu dem Auftrag noch nicht erstellt worden sein, erscheinen nun entsprechende Meldungen:

Es wurde noch kein Lieferschein erzeugt:

Zu den Auftragspositionen wurden nur teilweise Lieferscheine erzeugt:

Wenn diese Meldung nun mit JA bestätigt wird, können die noch nicht ausgelieferten Positionen des Auftrages über die Lieferscheinerzeugung aus dem Auftrag in Lieferscheine umgewandelt werden.

Wird die Meldung mit NEIN bestätigt, kann die Schlussrechnung mit den bislang ausgelieferten Positionen erstellt werden. Somit ist dann auch ein Abschluss des Auftrags möglich bei dem nicht alle Positionen ausgeliefert wurden.

Innerhalb der Schlussrechnung werden dann die bisherigen Abschlagsrechnungen abgezogen. Somit ergibt sich dann der neue Endbetrag für die Schlussrechnung.

Die Positionen der Abschlagsrechnungen werden dann für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung storniert und die tatsächlichen Beträge und Kostenstellen der Positionen werden dann an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Manuelle Rechnung

Für die Auftrags-Positionen, die nicht für die Abschlags-Faktura gekennzeichnet sind, also in der Spalte Bei Abschl.-Rech. ein N gesetzt haben, kann nun eine manuelle Fakturierung erfolgen.
Hierzu wird aus dem Auftrag heraus über LS/Rechnung à Lieferschein ein Verkaufslieferschein erzeugt.
Es öffnet sich die Zwischenmaske für die Erstellung des Verkaufslieferscheins:

Diese Positionen können wie gewohnt bearbeitet werden, z.B. bei einer Teillieferung kann die Menge angepasst werden.

Über Rechnung drucken können die gewählten Positionen fakturiert werden.

Die Fakturierung von Verkaufslieferscheinen, welche aus Aufträgen mit der Abschlags-Faktura erstellt wurden, können nur aus der Zwischenmaske aus Verkaufsaufträgen erfolgen.

Die Rechnungen, die bei Verkaufsaufträgen mit Abschlags-Faktura nicht aus der Rechnungsverwaltung, sondern über die Zwischenmaske für Verkaufslieferscheine erstellt wurden, werden dennoch in der Rechnungsverwaltung des entsprechenden Auftrags mit dem Kennzeichen Rechnung manuell aufgeführt:

Die Gesamtbeträge Netto, MWST und Brutto der manuellen Rechnungen werden angezeigt, aber in den Gesamtbeträgen der Rechnungsverwaltung nicht berücksichtigt.