Kassenbuch

Das Kassenbuch ist ein Zusatzmodul zum Programmpaket L3, dass nur nach entsprechender Freischaltung genutzt werden kann.

Berechtigungen

Im Bedienerstamm können folgende Berechtigungen gesetzt werden:

Kassenbuch: Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), kann der Menüpunkt Kassenbuch unter Abrechnung angesteuert werden.

Buchungen löschen: Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), können im Kassenbuch Buchungen wieder gelöscht werden.

FIBU-Export: Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), kann eine Übergabe vorgenommen werden mit dem gleichnamigen Menüpunkt unter Abrechnung à Kassenbuch à Kassenbuch.

Kassenabschluss: Ist die Berechtigung gesetzt (standardmäßig nicht aktiv), kann ein Kassenabschluss vorgenommen werden mit dem gleichnamigen Menüpunkt unter Abrechnung à Kassenbuch à Kassenbuch.

Stammdatentabellen

Den Stammdatenbereich für das Kassenbuch findet man unter Datei à Stammdaten à Stammdatentabellen à Kassenbuch.

Buchungstexte

Hier kann die Vorschlagsdatenmenge für Buchungstexte und auf Wunsch auch ein Sachkonto hinterlegt werden. Die Buchungstexte können in allen Kassen abgerufen.

Beispiel:

Kassen

Hier werden die notwendigen Daten für eine Kasse erfasst.

Beispiel:

Da eine Kontozuordnung erfolgt, sollte zuerst die Stammtabelle Konten gepflegt werden.

Eine Kasse kann einer Geschäftsstelle zugeordnet werden. Die Angabe einer Geschäftsstelle ist jedoch nicht Pflicht.

Startdatum und Anfangsbestand können so lange geändert werden, bis die erste Buchung (außer der Anfangsbestands-Buchung) erfasst worden ist.

Die Belegnummer, die für eine Buchung vorgeschlagen wird, kann über folgende Einstellungen variabel generiert werden:

Einmalig:

Die im Feld Startwert hinterlegte Belegnummer wird pro Beleg jahresübergreifend hochgezählt.

Bei der Anlage einer Kasse ist zu beachten, dass der Startwert bei Verwendung eines reinen, festen Nummernwertes nicht mehr im Nachhinein geändert werden kann. Daher ist bei Anlage der Kasse der Startwert immer entsprechend mit anzugeben.

Pro Jahr:

Die Belegnummer wird für jedes Buchungsjahr neu hochgezählt. Bei dieser Einstellung muss im Startwertfeld der Parameter für das Jahr hinterlegt werden.

Als Platzhalter sind erlaubt: JJJJ = Jahr (4stellig), JJ (2stellig).

Beispiel:

Startwert = 50JJJJ001

Die Belegnummern beginnen im Jahr 2015 mit 502015001, 502015002,...

Die Belegnummern beginnen im Jahr 2016 mit 502016001, 502016002,...

Eine Möglichkeit den Wert mitten in der Zahl hochzuzählen und dann das Jahr anzuhängen gibt es nicht, ein Startwert wie z.B. 800JJJJ würde immer 8002016, 8002017, ... gezählt werden.

Pro Monat:

Die Belegnummer wird pro Buchungsmonat neu hochgezählt. Bei dieser Einstellung sollten die Parameter für das Jahr und den Monat hinterlegt werden.

Als Platzhalter sind erlaubt: JJJJ = Jahr (4stellig), JJ (2stellig), MM = Monat.

Beispiel:

Startwert = JJJJMM001

Die ersten Belege im August 2016 bekommen die Belegnummern 201608001, 201608002,201608003, ... ...
Die ersten Belege im September 2016 bekommen die Belegnummern 201609001, 201609002, 201609003, ...

Ist die Option Eingabe sperren gesetzt, kann bei der Erfassung einer Buchung kein Einfluss auf die Vergabe der Belegnummer mehr genommen werden.

Konten

Hier werden die Kassenkonten hinterlegt. Dieser Schritt muss vor der Anlage der Kassen erfolgen, da das Konto in der Kasse gewählt werden muss.

Beispiel:

Pflichtangaben sind Konto und Bezeichnung.

Es besteht die Möglichkeit, Werte zur Vorbelegung für die spätere Verbuchung vorzugeben. Diese sind jedoch optional. Zudem können die Eingabe von Steuerschlüssel und Kostenstelle gesperrt, sowie als Pflichtfelder deklariert werden.

Beispiel:

Die Konten sind sichtbar in allen Geschäftsstellen. Über den Button Sichtbarkeit kann das Konto jedoch explizit für unterschiedliche Geschäftsstellen sichtbar/unsichtbar gemacht werden.

Arbeiten mit dem Kassenbuch

Im oberen Bereich können einige Filter zur Selektion der Datenmenge gesetzt werden wie z.B. die Kasse (hier greifen die Datensichteinstellungen des Bedieners in Verbindung mit der der Kasse zugewiesenen Geschäftsstelle) oder der Zeitraum.

Im rechten Bereich werden zu den Belegen erfasste Dokumente angezeigt, soweit diese über den Button Dateien hinterlegt worden sind.

Im unteren Bereich werden Details zur Hauptbuchung und die Splitbuchungen (soweit vorhanden) angezeigt.

Über die Druckfunktion werden diejenigen Buchungen ausgegeben, die über den Filter selektiert worden sind.

Die dafür notwendigen Druckdateien sind:

KBU10001.dat (Kopf)

KBU10002.dat (Zeile pro Buchung)

KBU10003.dat (Fuß)

Ein negativer Bestand des Kassenbuches ist nicht vorgesehen, eine entsprechende Meldung weist darauf hin:

Belege erfassen

Über Neu bzw. Bearbeiten gelangt man in die Buchungsmaske, über die man entweder einfache Buchungen oder Splitbuchungen erfassen kann.

Kassenabschluss

Übergabe

Wenn eine der unterstützten Schnittstellen aktiv ist (zurzeit ServiceERP WinFibu und DATEV Rewe Pro), können monatsbezogen Buchungen, die noch nicht übergeben worden sind, an die jeweilige Schnittstelle übergeben werden. Nach der Übergabe der Buchungen sind diese dann für die Bearbeitung gesperrt.

Der Aufruf erfolgt über das erscheinende Register Kassenbuch über die Menüleiste.

In der nachfolgenden Maske wählen Sie den zu übergebenden Monat der ausgewählten Kasse aus.

Rücksetzung

Ist der Button Rücksetzung sichtbar und man gleichzeitig Admin-Rechte hat oder als SYS angemeldet ist, kann eine Rücksetzung erfolgen, d.h. es wird eine übergebene Buchung wieder zurückgesetzt.

Der Aufruf erfolgt über das erscheinende Register Kassenbuch über die Menüleiste.

In der Maske werden alle stattgefundenen Übergaben für die betroffene Kasse aufgelistet (Ausnahme Kassenanfangsbestand), nach Datum absteigend sortiert. Beispiel:

Im Kassenbuch kann nach Übergabedatum sortiert werden, sodass man sehen kann, welche Buchungen zur selben Übergabe zählen.

Denken Sie daran, dass die zurückgesetzten Buchungen aus dem Kassenbuch nicht automatisch in der Finanzbuchhaltung entfernt werden.

Monat sperren

Die Berechtigung 30.02 - - FIBU-Export ist dafür erforderlich.

Diese Maske dient dazu, einzelne Monate für die Erfassung zu sperren. Angeboten werden alle Monate vom Startdatum der Kasse bis zum Systemdatum. Der Aufruf erfolgt über das erscheinende Register Kassenbuch über die Menüleiste.

Der gewünschte Monat des Kassenbuchs wird gesperrt in dem man den entsprechenden Monat in dem Kästchen die Checkbox aktiviert und die anschließende Frage „Wollen Sie den Monat wirklich abschließen" mit Ja bestätigt.

In der Belegmaske werden abgeschlossene Monate mit dem folgenden Kennzeichen visualisiert. Ein noch nicht abgeschlossener Monat enthält das Symbol .

Sonstige Einstellungen

In der Belegerfassung des Kassenbuches kann die Hinterlegung eines externen Dokumentes (z. B. Tankbeleg, Quittung) als Pflicht deklariert werden. Die Aktivierung dieser Funktion erfolgt über die Option im Bereich Datei à Einstellungen à Optionen Standard à Programmmodule à Kassenbuch.

Ist die Option aktiv, ist der Monatsabschluss bzw. die Übergabe an die Finanzbuchhaltung nur dann möglich, wenn im betroffenen Zeitraum alle Buchungen/Belege eine Datei enthalten.

Im Bereich zugelassene Dateiendungen können die Dateiendungen hinterlegt werden, die im Kassenbuch unter Dateien auswählbar sein sollen. (Default leer = alle Dateitype erlaubt)

Buchungsdatum vorschlagen

In den Optionen (Anmeldung als SYS) befindet sich unter Programmmodule Kassenbuch die Option Letzten Tag des Filterzeitraums als Buchungsdatum/Belegdatum vorschlagen (Standard = inaktiv). Ist die Option nicht aktiviert, wird bei einer Neuanlage einer Buchung im Kassenbuch das Tagesdatum als Buchungsdatum / Belegdatum vorgeschlagen.

Ist die Option aktiv, orientiert sich die Vorbelegung am im Kassenbuch gewählten Zeitraumsfilter:

Beim Jahresfilter (Jahr) wird der letzte des Jahres vorgeschlagen.

Beim Monatsfilter (Monat/Jahr) wird der letzte des Monats vorgeschlagen.

Beim Stichtagsfilter wird das explizite Datum vorgeschlagen.

Beim Zeitraumfilter (Datumsbereich) wird entweder das Bis-Datum (wenn vorhanden) oder das Von-Datum (wenn vorhanden) vorgeschlagen.

Bei ungültigen Werten bleibt es beim Tagesdatum.

Es handelt sich dabei um einen Vorschlag, dass Buchungs-/Belegdatum kann auch geändert werden.

Anfangs-/Endbestand drucken

Der Anfangs- und Endbestand wird beim Druck der Belege ausgedruckt.

Textmarken: ANFANGSBESTAND, ENDBESTAND

Der Anfangsbestand bezieht sich auf den im obigen Filter angegebenen Zeitraum. Beispiele:

Ist dort Jahr 2016 ausgewählt, gibt ANFANGSBESTAND den Bestand per 01.01.2016 an.

Ist dort Monat/Jahr 10/2016 ausgewählt, gibt ANFANGSBESTAND den Bestand per 01.10.2016 an.

Ist dort Stichtag 15.10.2016 ausgewählt, gibt ANFANGSBESTAND den Bestand per 15.10.2016 an.

Ist dort Datumsbereich 15.10.2016 - 30.10.2016 ausgewählt, gibt ANFANGSBESTAND den Bestand per 15.10.2016 an.

Ist dort "kein Datumsfilter" gewählt, gibt ANFANGSBESTAND 0 aus (den Bestand vor Erstellung der Kasse).

ENDBESTAND ist ANFANGSBESTAND +/- GESAMTBETRAG der angezeigten Buchungen (Textmarke SALDO).