ServiceERP DocFlow (Belegfreigabe)

Mit dem Modul ServiceERP DocFlow (Belegfreigabe) ist es möglich, einzelne Belege für eine Freigabe an E-Mail Adressen zu schicken.
Hierbei werden an die entsprechenden E-Mail Adressen automatisch eine E-Mail mit einem Freigabe-Link verschickt.
Über diesen Freigabe-Link kann der einzelne Beleg eingesehen und freigegeben bzw. abgelehnt werden.
Erst wenn die Freigabe von allen Empfängern erfolgt ist, kann der Belege im L3 weiterverarbeitet werden.

Für folgende Belege kann die Belegfreigabe genutzt werden:

• Einkaufsrechnung
  Eine Faktur ist nur nach Freigabe möglich

• Verkaufslieferschein / Verkaufsrechnung und Kaufabrechnung
  Eine Faktur ist nur nach Freigabe möglich

Einstellungen

Die Funktion der Belegfreigabe kann für einzelne Belege aktiviert werden.
Diese erfolgt als Bediener SYS über Datei à Einstellungen à Optionen -- Standard à Programmmodule à Belegfreigabe:

Wird die Belegfreigabe für die einzelne Belege aktiviert, gilt ab da an die Logik der Freigabe.
Auch für „alte" / vorhandene Belege.

Neue Stammdaten: E-Mail Gruppen

Es wurden neue Stammdaten für E-Mail Gruppen geschaffen.
In diesen können E-Mail Gruppen erstellt und einzelne E-Mail Adressen hinterlegt werden.

Bei der Belegfreigabe können dann die E-Mail Adressen aus den E-Mail Gruppen als Empfänger übernommen werden.

Die E-Mail Gruppen werden unter Datei à Stammdaten à Stammdatentabellen und dort im Bereich Allgemein à E-Mail Gruppen verwaltet werden:

Im oberen Bereich können die E-Mail Gruppen angelegt werden:

Neu
Hier kann eine neue E-Mail Gruppe angelegt.
Hierzu wird eine Gruppe-Bezeichnung vergeben.

Löschen
Hierüber kann eine E-Mail Gruppe gelöscht werden.

Im unteren Bereich können zu der einzelnen E-Mail Gruppe die einzelnen E-Mail Adressen hinterlegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass eine E-Mail Adresse nicht mehrfach in einer E-Mail Gruppe hinterlegt werden kann.

Neu
Hierüber kann eine neue E-Mail Adresse hinterlegt werden.

Löschen
Hierüber kann die gewählt E-Mail Adresse gelöscht werden.

Bediener-Berechtigung: Belegfreigabe erzwingen

Wird die Belegfreigabe für einen Beleg Typ aktiviert, so kann der Beleg nur weiterverarbeitet werden, wenn die Freigabe vollständig erfolgt ist.

Mit der Bediener-Berechtigung Belegfreigabe erzwingen können einzelne Bediener trotz unvollständiger Freigabe den Beleg weiter verarbeiten.

Hierbei erfolgt dann ein entsprechender Protokolleintrag.

Die Bediener-Berechtigungen können für den einzelnen Bediener sowie für Bediener-Profile gesetzt werden:

Beispiel für Rechnungseingang

Wird ein Beleg trotz unvollständiger Belegfreigabe weiter verarbeitet, wird hierzu ein entsprechender Protokolleintrag vorgenommen:

Beispiel für das Buchen/Drucken einer Einkaufs-Rechnung

Belegfreigabe

Allgemeine Vorgehensweise

Die Belegfreigabe an sich erfolgt immer identisch.
In den einzelnen Belegen unterscheiden sich lediglich die Art und Weise, wann die Belegfreigabe erfolgt. Z.B. eine Einkaufsrechnung kann ohne Belegfreigabe nicht fakturiert werden.
Im Folgenden ist der allgemein Freigabe Prozess beschrieben.
Die Unterscheidung der einzelnen Belege sind separaten weiteren, nachfolgenden Punkten beschrieben.

Die allgemeine Freigabe erfolgt in den einzelnen Belegen immer über den Button Freigabe.
Es öffnet sich die Maske für die Verwaltung der Freigabe für den Beleg:

Beispiel Einkaufsrechnung

Die Freigabe-Maske ist wie Folgt aufgebaut:

Im oberen Bereich sind die Information zu dem einzelnen Beleg aufgeführt:

Im mittleren Bereich werden die einzelnen Belege wie der interne Druck als PDF und die Dateien aus dem Bereich Original-Rechnung aufgeführt:

Mit einem Doppelklick kann die einzelne Datei aufgerufen werden.
Über Neu können neue Dateien hinzugefügt werden.
Mit Löschen kann die gewählte Datei gelöscht werden.

Wurden Änderungen an dem Beleg vorgenommen (Anpassungen der Mengen, neue Positionen, etc.), kann über Beleg-Datei erneuern die Beleg-Datei erneuert werden.

Im unteren Bereich können die einzelnen E-Mail Adressen für die Freigabe hinterlegt werden.

Die Hinterlegung der E-Mail Adressen erfolgt über den Button Hinzufügen:

Dies kann auf folgende Wege erfolgen:

• Manuell
  Die einzelne E-Mail Adresse kann manuell hinterlegt werden.
  Hierzu wird ein neuer Eintrag in der Übersicht angelegt, wo die entsprechende E-Mail -- Adresse hinterlegt werden kann.

• Bediener
  Es kann eine Bediener gewählt und aus diesem die E-Mail Adresse übernommen werden.
  
  Hier öffnet sich die Bediener-Auswahl:
  
  

**
**

• E-Mail Gruppen (siehe Stammdaten: E-Mail Gruppen)
  Es können die E-Mail Adressen aus den E-Mail Gruppen ausgewählt und hinterlegt werden.
  
  Hier öffnet sich die Auswahl Maske für E-Mail Gruppen:
  
  

Links oben sind die einzelnen E-Mail Gruppen aufgeführt.
Darunter sind die dazugehörigen E-Mail Adressen aufgeführt.
Rechts die ausgewählten bzw. die zu übernehmenden E-Mail Adressen.

Mit einem Doppelklick auf die gewünschte E-Mai Adresse oder über auswählen, wird die gewünschte E-Mail Adressen in den Auswahl -- Bereich übernommen.
Über Alle auswählen werden alle E-Mail Adresse aus der E-Mail Gruppe übernommen:

Soll eine E-Mail Adresse aus dem Auswahl -- Bereich wieder entfernt werden, kann diese ebenfalls mit einem Doppelklick auf die gewünschte E-Mail Adresse erfolgen.

Mit OK werden die E-Mail Adresse aus dem Auswahl -- Bereich in die Freigabe -- Maske übernommen.
Mit Abbrechen wird der komplette Vorgang abgebrochen.

Sind E-Mail Adressen vorhanden, können die weiteren Schritte für die Belegfreigabe vorgenommen werden:

In den Feldern Vorname und Name können optional Eingaben vorgenommen werden.
Änderungen werden über Speichern gespeichert.

Über Löschen kann die gewählte E-Mail Adresse entfernt werden.
Dies ist allerdings nur möglich, wenn noch keine Anfrage zur Freigabe erfolgt ist.

Die Freigabe erfolgt über den Punkt Freigabe:

Hier gibt es folgende Funktionen:

Einzelne Freigabe anfordern
Hier wird die Freigabe an die gewählte E-Mail Adresse geschickt.

Alle Freigaben anfordern
Hier wird für an alle E-Mail Adressen, welche noch keine Freigabeanforderung erhalten haben, eine Freigabe geschickt.

Einzelne erneut anfordern
Hier kann für die einzelne E-Mail Adresse eine erneute Freigabeanforderung geschickt werden.

Alle erneut anfordern
Hier kann für die alle E-Mail Adressen eine erneute Freigabeanforderung geschickt werden.

Wurde die Freigabe an die E-Mail Adressen geschickt, wird dies in der Übersicht dargestellt:

Die Empfänger erhalten bei Freigabeanforderung eine E-Mail mit einem Freigabelink.
Wird auf dem Freigabelink geklickt, gelangt der Empfänger in den Freigabe Prozess:

Hier werden die Informationen sowie Dateien zu dem Beleg aufgeführt und können von dem Empfänger eingesehen werden.

Der Empfänger kann nun entscheiden, ob der die Freigabe für den Beleg akzeptiert oder ablehnt.
Lehnt der Empfänger die Freigabe ab, kann dieser zusätzlich eine Bemerkung angeben:

Mit Absenden wird die Angabe gespeichert.

Im L3 wird der einzelne Status entsprechend angezeigt.
Die Bemerkung bei abgelehnten Freigaben sind ebenfalls ersichtlich:

Das Feld Status zeigt an, in welchem Zustand sich die einzelne Freigabe befindet.
Folgende Status können vorhanden sein:

---

Status Beschreibung

---

Freigabe noch nicht angefordert

Freigabe angefordert

Freigabe erneut angefordert

Freigabe abgelehnt

Freigabe erfolgt

Die Anzeige kann über Aktualisieren aktualisiert werden.

Erst wenn für den Beleg bei allen Empfängern die Freigabe erfolgt ist, kann der Beleg weiterverarbeitet werden.

Einkaufsrechnung

Wird die Belegfreigabe für Einkaufs-Rechnungen aktiviert (siehe: Einstellungen), kann zunächst die Einkaufs-Rechnung bzw. auch die Lieferanten-Gutschrift wie gewohnt erfasst / erstellt werden.

Wird für diese Einkaufsrechnung / Lieferanten-Gutschrift die Maske Drucken / Buchen aufgerufen, ist der Button für Drucken / Buchen zunächst inaktiv:

Das Drucken / Buchen ist nun nur möglich, wenn eine Freigabe erfolgt ist.

In der Rechnungs-Absummierung (Abrechnung Einkauf Rechnungs-Absummierung) können die einzelnen Belege nach dem Status der Belegfreigabe gefiltert werden:

Folgende Filter-Einstellungen können gewählt werden:

• Alle
  Es werden alle Rechnung angezeigt (Standard)

• Beantragt
  Die Belegfreigabe wurde erstellt.

• Freigegeben
  Der Verkaufslieferschein wurde für die Faktur komplett freigegeben

• Abgelehnt
  Der Verkaufslieferschein wurde komplett abgelehnt

• Erneut Beantragt
  Für den Verkaufslieferschein wurde eine erneute Freigabe erstellt.

• Teilfreigabe
  Der Verkaufslieferschein wurde zum Teil freigegeben.

Zusätzlich wird der Status der Freigabe in der Spalte Belegfreigabe mit folgenden Status angezeigt:

---

Status Beschreibung

---

Freigabe noch nicht angefordert

Freigabe angefordert

Freigabe erneut angefordert

Freigabe abgelehnt

oder ggf. Freigabe zum Teil erfolgt

Freigabe erfolgt

Verkaufslieferschein / Verkaufsrechnung und Kaufabrechnung

Wird die Belegfreigabe für Verkaufslieferscheine / Verkaufsrechnung und Kaufabrechnung aktiviert (siehe: Einstellungen), kann zunächst der Verkaufslieferschein bzw. die Kaufabrechnung wie gewohnt erstellt werden.

Wird in dem Verkaufslieferschein bzw. Kaufabrechnung die Maske Sofort-Rechnung aufgerufen, ist der Button für Druck starten zunächst inaktiv:

In der Verkaufsfaktur (Abrechnung à Faktur à Verkauf à Fakturierung) können nun nur Verkaufslieferscheine / Kaufabrechnungen fakturiert werden, welche komplett freigegeben sind.
Bediener, welche die Bediener-Berechnung Belegfreigabe erzwingen (siehe: Bediener-Berechtigung: Belegfreigabe erzwingen) haben, können auch nicht freigegebene Verkaufslieferschein / Kaufabrechnungen fakturieren.

Also Filter können freigegeben Verkaufslieferschein / Kaufabrechnungen gefiltert werden:

Folgende Filter-Einstellungen können gewählt werden:

• Alle
  Es werden alle Rechnung angezeigt (Standard)

• Beantragt
  Die Belegfreigabe wurde erstellt.

• Freigegeben
  Der Verkaufslieferschein wurde für die Faktur komplett freigegeben

• Abgelehnt
  Der Verkaufslieferschein wurde komplett abgelehnt

• Erneut Beantragt
  Für den Verkaufslieferschein wurde eine erneute Freigabe erstellt.

• Teilfreigabe
  Der Verkaufslieferschein wurde zum Teil freigegeben.

Verkaufslieferscheine bzw. Kaufabrechnung, welche nicht freigegebenen sind, erhalten in der Spalte Rechn? ein N und werden somit bei der Faktur nicht berücksichtigt.
Das Kennzeichen kann ohne Freigabe auch nicht umgestellt werden.
Es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung:

Über den Button kann für den einzelnen Verkaufslieferschein bzw. für die einzelne Kaufabrechnung die Freigabemaske aufgerufen werden.

Zusätzlich wird der Status der Freigabe in der Spalte Belegfreigabe mit folgenden Status angezeigt:

---

Status Beschreibung

---

Freigabe noch nicht angefordert

Freigabe angefordert

Freigabe erneut angefordert

Freigabe abgelehnt

oder ggf. Freigabe zum Teil erfolgt

Freigabe erfolgt

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Schnittstelle Serfruit

Mit diesem Modul kann ein Auftrag als Vorproduktion gekennzeichnet werden.
Zudem ist es möglich, in einer Auftrags-Positionen Vorgangs-Nr. und Rohwarenchargen-Nr. hinterlegen zu können.

Nach dem das Modul freigeschaltet ist, können folgende Funktionen genutzt werden: