E-POST Schnittstelle

Allgemein

Die „E-POST Schnittstelle" ist ein Zusatzmodul zum Programmpaket L3, dass nur nach entsprechender Freischaltung genutzt werden kann.

Über dieses Modul können Rechnungen, Stornos, Gutschriften und Mahnungen über den E-POST Service der Deutschen Post versendet werden.

Nähere Informationen zu E-POST finden sie unter www.epost.de

Voraussetzungen

Um die Schnittstelle einsetzen zu können sind die folgenden Punkte notwendig:

• E-POST Konto bei der Deutschen Post

• Microsoft. NET Framework 4.5.2 muss installiert sein

• Eine Verbindung zum Internet muss vorhanden sein.

Wichtig

Die Deutsche Post setzt für den Einsatz des E-POST Services bestimmte Formatierungen bei den Dokumenten voraus. Sind z.B. Rechnungen nicht in dem passenden Format, können Sie durch die Schnittstelle nicht verarbeitet werden. Es kann somit erforderlich sein, dass Anpassungen an ihren entsprechenden Druckdateien vorgenommen werden müssen.

Die Formatierung ihrer bestehenden Dokumente können beispielsweise anhand von PDF-Dateien über den Briefcheck der Post über den Link https://app.binect.de/brief-check/index.jsp hochgeladen und überprüft werden. Weitere Informationen zu den Abständen finden Sie ebenfalls in den Dokumentationen Kurzanleitung_Dokumentvorlagen.pdf der E-POST.

E-POST Versandoptionen

Für den späteren Versand über die E-POST Schnittstelle können unter Datei à Einstellungen à Optionen Standard à Kommunikation à E-Mail die Einstellungen für den E-POST Versand vorgenommen werden:

Es handelt sich hierbei für die Deutschen Post vorgegebene Optionen und Voraussetzungen:

• Alle Seiten müssen das DIN A4 Format einhalten

• Das Deckblatt muss einen bestimmten Rand und vorgeschriebene Sperrflächen einhalten.

• Siehe E-POST Kurzanleitung_Dokumentvorlagen.pdf Seite 20 & 21 (muss nicht beachtet werden, wenn die Option "Deckblatt automatisch generieren" aktiv ist)

• Alle Seiten müssen einen bestimmten Rand einhalten. Siehe E-POST Kurzanleitung_Dokumentvorlagen.pdf Seite 22

Für die Druckvorlagen im L3 bedeutet das u.a. auch, dass stark angepasste Druckvorlagen mit vielen Grafiken überarbeitet werden müssen. Hier lässt die E-POST nur sehr wenig Spielraum zu.

Einstellungen im Kundenstamm

Im Kundenstamm werden unter dem Reiter Rechnungen/Formulare à Versand die Einstellungen für den E-POST Versand vorgenommen:

Über den Auswahlbutton kann zusätzlich oder ausschließlich eine der zwei E-POST Varianten selektiert werden:

Unterschieden wird dabei zwischen Elektronisch und Postalisch. Bei Elektronisch wird das Dokument wie eine E-Mail an eine andere E-POST Adresse verschickt.

Bei Postalisch werden die Dokumente zunächst digital an die Deutsche Post übertragen, dort ausgedruckt und in üblicher Briefform an den Empfänger ausgeliefert.

Versand

Der eigentlich E-POST Versand erfolgt über Abrechnung à Rechnungsausgang à Versand oder dem Shortcut F12.

Alle Belege, die für den E-POST Versand vorgesehen sind, unabhängig ob „postalisch" oder „elektronisch", werden hier angezeigt:

Sollen diese nun per Schnittstelle versendet werden, klicken Sie einen oder mehrere dieser Datensätze an und betätigen den Button E-POST Versand.

Es öffnet sich dann eine Login-Maske für die E-POST Schnittstelle, in der Sie Ihre E-Post Zugangsdaten eintragen und mit Einloggen bestätigen.

Wurden diese korrekt eingetragen, muss nun noch eine TAN-Nummer als Bestätigung eingetragen werden. Diese Nummer erhalten Sie immer als Nachricht auf ihr Handy.

Wurde diese TAN ebenfalls korrekt hinterlegt, öffnet sich eine weitere Auflistung der selektierten Einträge, bei der das Versenden noch einmal betätigt werden soll. Dann erfolgt eine Berechnung der Kosten für diese Liste und nach nochmaliger Bestätigung der endgültige Versand.