Stammdaten-Mandant

Im kostenpflichtigen Modul Stammdaten-Mandantkönnen die Kunden- und Artikeldaten von einem Stammdatenmandanten in andere Mandanten kopiert werden.

Bei dieser Kopierfunktion werden im Kundenstamm die Kundenstammdaten wie Nummer, Anschrift, Telefonnummer und Kundenartikel kopiert. Im Artikelstamm werden die Stammdaten der Artikel, Mengeneinheiten, Gebindeeinheiten, Rezepturen kopiert.

Nicht kopiert werden Stammdaten wie Steuersätze und Artikelgruppen.

Um diese Funktion nutzen zu können, muss mit einer globalen Datenbank und mehreren Mandantendatenbanken gearbeitet werden. Hierzu muss dann ein zusätzlicher Mandant zur Pflege der Stammdaten eingerichtet werden.

Grundeinstellungen

Mandanten-Stamm

Nach erfolgter Freischaltung muss im Firmenstamm als Bediener SYS unter Datei à Stammdaten à Firmenstruktur à Firma à Zusätze à Sonstige die Kennzeichnung gesetzt werden, dass dieser Mandant der Stammdatenmandant ist.

Optionen

Als Bediener SYS können unter Datei Einstellungen Optionen -- Standard Programmmodule Stammdaten-Mandant folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Globale Sperrungen / Prüfung von Stammdaten

Mit dieser Option werden die Sperrungen von Stammdaten global geführt.
In der Praxis bedeutet es, wenn z.B. in dem Mandanten 1 ein Artikel oder ein Kunde / Lieferanten aufgerufen wird, dieser von einem anderen Bediener in z.B. Mandant 2 nicht aufgerufen werden kann.

Dies betrifft folgende Stammdaten:

• Artikelstamm

• Kundenstamm

Tabellen Felder konfigurieren / Konfiguration bearbeiten

Über diesen Punkt können die einzelnen Tabellenfelder, welche bei der Übergabe von Stammdaten aus einem Stammdaten-Mandant an die Arbeits-Mandanten verwendet werden sollen, eingestellt werden.

Es öffnet sich folgende Maske:

Auf der linken Seite sind alle relevanten Tabellen aufgeführt.

Auf der rechten Seite sind für die gewählten Tabelle die einzelnen Felder aufgelistet.

Die Felder können hier für die Übergabe der Stammdaten aus dem Stammdaten-Mandant in die Arbeits-Mandanten gewählt bzw. abgewählt werden.

Einige Felder können nicht abgewählt werden und werden ausgegraut dargestellt.
Hierbei handelt es sich um Felder, die für die Übertragung zwingend erforderlich sind.
Wie z.B. das neue UUID Feld.

Über Alle Auswählen bzw. Alle Abwählen können die Felder alle gewählt bzw. abgewählt werden.

Mit Ok werden die Einstellungen gespeichert.

Ist die Option aktiviert und wird ein Stammdatensatz, welcher durch einen anderen Bediener in einem anderen Mandanten gesperrt ist, aufgerufen, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung mit dem Bediener und Mandanten:

Beispiel Kundenstamm

Beispiel Artikelstamm

Export im Artikelstamm

Nach einem Neustart erscheint -- nur im Stammdatenmandant -- im Artikelstamm die neue Schaltfläche Datensatz kopieren.

Durch Anklicken kann der Mandant gewählt werden, in den dieser Stammsatz kopiert werden soll. In der Spalte letzte Kopie wird angezeigt, wann dieser Stammdatensatz zuletzt in den entsprechenden Mandanten kopiert wurde und wer dies ausgeführt hat.

Der Button Datensatz kopieren löst den Kopiervorgang aus.

Dieses kann nach Änderungen im Stammsatz immer wieder erfolgen.

Die gewählten Mandanten werden für den nächsten Aufruf je Bediener gespeichert.

Export im Kundenstamm

Um im Kundenstamm die Exportfunktion an die anderen Mandanten zu aktivieren, muss im Stammsatz auf der linken Seite auf AKTIONEN und dann auf Exportieren geklickt werden.

Nach Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Auswahlmaske, in welche Mandanten der Stammsatz kopiert werden soll.

Checkbox Kunde
Hier kann gewählt werden, ob die allgemeine Kundendaten übermittelt werden sollen.

Ansprechpartner
Hier kann gewählt werden, ob die Ansprechpartner übermittelt werden sollen.

Adressen
Hier kann gewählt werden, ob die Adressen übermittelt werden sollen.

**
**

Letzte Kopie / durch

Hier wird angezeigt, wann dieser Stammdatensatz zuletzt in den entsprechenden Mandanten kopiert wurde und wer dies ausgeführt hat.

Datensatz kopieren

Dieser Button löst den Kopiervorgang aus.

Dieses kann nach Änderungen im Stammsatz immer wieder erfolgen.

Die gewählten Mandanten werden für den nächsten Aufruf je Bediener gespeichert.

Prüfung Adressen

Beim Export der Adressen in den Arbeits-Mandanten erfolgt eine Prüfung, ob die jeweilige Adress-Nr. auch demselben Kunden zugeordnet ist wie in den Stammdaten -- Mandanten.

In L3 erhält jede Adresse intern eine eigene, fortlaufende Nummer. So kann es vorkommen, wenn in dem Arbeits-Mandanten neue Adressen angelegt werden, dass die gleiche Adresse-Nr. in dem Stammdaten-Mandanten einem anderen Kunden / einer anderen Niederlassung zugeordnet ist als in dem Arbeits-Mandanten.

Ist dies der Fall, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung:

Adress-Nr. ist einem anderen Kunden zugeordnet

Adress-Nr. ist einer anderen Niederlassung zugeordnet

Wird die Meldung mit Ja bestätigt, erscheint eine Übersicht der einzelnen Adresse:

Auf der linken Seite sind die Adress-Informationen aus dem Stammdaten-Mandanten.
Auf der rechten Seite sind die Adress-Informationen aus dem Arbeits-Mandanten.

In der Mitte werden die Informationen angezeigt, die in den Arbeits-Mandanten exportiert werden sollen.

OK
Mit OK erfolgt der Export der in der Mitte stehenden Informationen in den jeweiligen Arbeits-Mandaten

Abbrechen

Mit Abbrechen erfolgt kein Export.

Prüfung bei Hauptadressen

Die Prüfung bei den Hauptadressen (Kunden-Anschrift und Rechnungs-Adresse) erfolgt ein bisschen anderes:

Da diese Adressen dem Kunden als feste Adressen zugeordnet sind, wird beim Export aus dem Stammdaten-Mandanten in den Arbeits-Mandanten geprüft, ob die Adress-Nr. abweichend sind.
Ist dies der Fall, werden die Adress-Informationen aus dem Stammdaten-Mandanten in die entsprechende Adress-Nr. in dem Arbeits-Mandanten exportiert, die als jeweilige Haupt-Adresse in dem Kunden hinterlegt ist.

Achtung

Durch das Kopieren werden alle Stammdaten im Zielmandanten überschrieben.
Im Zielmandanten müssen in den Kunden- und Lieferantenstammdaten noch die SEPA-Mandate und Bankverbindungen gepflegt werden, da hierfür je Mandant verschiedene Gläubiger ID´s und daher auch verschiedene SEPA-Lastschriftmandate verwendet werden müssen.